4.4. При переработке действующего Перечня документов рекомендуется использовать следующий алгоритм действий

1) Разработка и согласование ЦЭК ФОИВ, ЦЭПК при Росархиве новой структуры (схемы построения и звенности) Перечня документов;

2) Распределение статей действующего Перечня в соответствии со схемой построения;

3) Сравнение статей разделов Перечня, подлежащего переработке, со статьями соответствующих разделов перечней типовых архивных документов, актуальных номенклатур дел ФОИВ, его территориальных органов, зарубежных представительств и подведомственных организаций <13>.

--------------------------------

<13> Действующим Перечнем может быть ведомственный перечень (перечни), согласованный ЦЭПК ГАУ при Совете Министров СССР, прошедший процедуру инкорпорации Минюстом России правовых актов СССР и РСФСР или их отдельных положений в законодательство Российской Федерации, предусмотренную подпунктом "б" пункта 1 распоряжения Президента Российской Федерации от 18 марта 2011 г. N 158-рп "Об организации работы по инкорпорации правовых актов СССР и РСФСР или их отдельных положений в законодательство Российской Федерации и (или) по признанию указанных актов недействующими на территории Российской Федерации".

При выявлении расхождений в формулировках следует брать за основу формулировки статей перечней типовых архивных документов. При этом формулировки статей могут конкретизировать и уточнять состав документации в соответствии со спецификой реализации тем или иным ФОИВ типовых функций.

Например, статьи об аттестации персонала (приказы, списки, протоколы аттестационных комиссий, постановления, заявления, ведомости) могут быть дополнены видами документов о добровольной аттестации медработников (отчет о профессиональной деятельности, заключение экспертной комиссии на отчет) и др.

При отсутствии в перечнях типовых архивных документов некоторых ранее имевшихся в Перечне ФОИВ статей следует проверить, ведутся ли такие документы в ФОИВ и подведомственных ему организациях в настоящее время, и принять решение:

- об их сохранении в Перечне документов в том же разделе;

- о необходимости их переноса в другой раздел Перечня документов;

- об исключении из Перечня в связи с тем, что такие документы уже не создаются в деятельности ФОИВ и подведомственных ему организаций.

Уточнение состава типовой научно-технической документации может осуществляться также на основании документов национальной системы стандартизации, региональных и отраслевых стандартов.

Например, статьи о сертификации и декларировании соответствия продукции могут быть дополнены статьями о сертификации лекарственных средств (протоколы производства и контроля качества активной фармацевтической субстанции, порядок их хранения, заключение на проведение мониторинга качества и т.п.).

3) Последовательная проработка разделов Перечня документов, отражающих специфику деятельности ФОИВ и подведомственных ему организаций.

Имеющиеся статьи Перечня тщательно анализируются, при этом проверяются:

- формулировки статей (названия видов и разновидностей документов, их группировка в статьи);

- актуальность ведения тех или иных документов и, соответственно, необходимость их отражения в Перечне;

- необходимость включения новых статей в связи с появлением новых видов и разновидностей документов.

4) Уточнение сроков хранения документов, в том числе при изменениях в звенности.