VIII. Уничтожение объектов хранения с истекшим сроком хранения

8.1. В целях подготовки к уничтожению объектов хранения с истекшим сроком хранения проводятся следующие подготовительные и организационные мероприятия:

8.1.1. Формирование и утверждение распорядительным документом состава ответственных лиц за продление сроков хранения и/или акцептование объектов хранения для включения в Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, с указанием сроков выполнения работ не позднее 30 апреля.

8.1.2. Закрепление за ответственными лицами НО (в соответствии с их компетенцией) функций по продлению сроков хранения и/или акцептованию объектов хранения для включения в Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, по следующим типам объектов хранения:

- документы НБО (в ЕКП тип документа "НБО (С)" и "НБО");

- регистрационные дела ИП, КФХ, ЮЛ (в ЕКП тип документа "Рег. дело");

- документы (заявления и иные документы, представленные при государственной регистрации, решения об отказе в государственной регистрации и др.) об отказе в государственной регистрации ИП, КФХ, ЮЛ (в ЕКП тип документа "Рег. отказ");

- документы, переданные на хранение по упрощенной технологии учета (в ЕКП тип документа "Дело" и "Связка");

- реестр документов, поступивших в НО из МФЦ (в ЕКП тип документа "Реестр МФЦ");

- конверты (в ЕКП тип документа "Конверт (С)" и "Конверт") и прочее.

8.1.3. Закрепление за ответственными лицами Филиала Учреждения функции по акцептованию объектов хранения для включения в Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, по реестрам ф. 103 (в ЕКП тип документа "РПО(С)" и "РПО").

8.2. Выделение к уничтожению объектов хранения, находящихся на централизованном хранении в Филиале Учреждения, осуществляется Владельцем объектов хранения один раз в год. Уничтожению подлежат только объекты хранения с истекшими сроками хранения.

8.3. Основанием для уничтожения объектов хранения является положительное решение ЭК НО, акцептование объектов хранения в ЕКП ответственными лицами НО (в соответствие с их компетенцией) и утверждение руководителем НО Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, формируемого в ПП Уничтожение документов (приложение N 16 к Порядку).

Основанием для уничтожения реестров ф. 103 является акцептование объектов хранения в ЕКП ответственными лицами Филиала Учреждения и утверждение руководителем Филиала Учреждения Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, формируемого в ПП Уничтожение документов (приложение N 17 к Порядку).

При акцептовании объектов хранения для включения в Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, в поле "Обоснование" следует указывать реквизиты документа, на основании которого на сотрудника возложена функция по акцептованию соответствующего типа объекта хранения.

8.4. Объекты хранения, по которым необходимо продление срока хранения, подлежат исключению в ПП Уничтожение документов из списка документов НО с истекшим сроком хранения и Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, при условии указания причины продления срока хранения и реквизитов документа, являющегося основанием для продления сроков хранения. Срок хранения объектов хранения автоматически продлевается на 1 (один) год.

8.5. Ежегодно до 01 декабря Владелец объектов хранения в ПП Уничтожение документов формирует список выданных в НО объектов хранения с истекшим сроком хранения. При этом, Филиал Учреждения формирует список выданных в НО реестров ф. 103 и доводит его до НО ранее формировавших запрос на выдачу.

8.5.1. НО не позднее 15 декабря осуществляет возврат на централизованное хранение полученных ранее объектов хранения с истекшим сроком хранения или продлевает срок их хранения (при необходимости). В случае невозможности возврата реестров ф. 103, НО информирует об этом Филиал Учреждения официальным письмом. Филиал Учреждения продлевает срок хранения реестров ф. 103 (при необходимости).

8.5.2. В случае отсутствия необходимости возврата объектов хранения на централизованное хранение в Филиал Учреждения и дальнейшего хранения в НО объекты хранения должны быть уничтожены в установленном порядке в НО.

8.6. Ежегодно 1 января в ПП Уничтожение документов автоматически формируется список всех объектов хранения, срок хранения которых истек по состоянию на 1 января текущего года, из которого выделяются объекты хранения, которые были выданы по запросу и находятся в НО.

8.7. Владелец объектов хранения средствами ЕКП в ПП Уничтожение документов до 15 мая формирует и утверждает Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, по состоянию на 1 января текущего года.

8.8. Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, и электронное приложение к нему согласовываются на заседании ЭК Владельца объектов хранения и утверждаются руководителем (директором) Владельца объектов хранения.

8.9. Ежегодно не позднее 15 мая Владелец объектов хранения осуществляет следующие действия:

- при помощи режима интерактивного сервиса ПП УДиЭА утверждает Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, указывая в диалоговом окне реквизиты утвержденного документа на бумажном носителе (после выполнения этого действия Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению и электронное приложение к нему автоматически направляются в ПК МВиП);

- размещает в ПП УДиЭА скан образ утвержденного руководителем НО или директором Филиала Учреждения Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению.

8.10. Процесс уничтожения проводится Филиалом Учреждения на основании представленных НО и сформированных Филиалом Учреждения Актов о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, и должен быть завершен до 31 декабря.

Процесс уничтожения проводится партиями объектов хранения и включает в себя:

- выполнение проверки соответствия партии объектов хранения с объектами хранения, указанными в Акте о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению;

- отбор партии объектов хранения с мест хранения;

- уничтожение бумажных носителей партии объектов хранения;

- автоматизированное уничтожение в ПК МВиП технологических данных уничтоженной партии объектов хранения;

- формирование в ПК МВиП реестра уничтоженных документов партии и списка необнаруженных объектов хранения (приложение N 18 к Порядку);

- формирование с использованием ПК МВиП Акта об уничтожении объектов хранения (приложение N 19 к Порядку), указанных в Акте о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, по завершении кампании по уничтожению документов;

- направление средствами стандартного интерфейса межсистемного взаимодействия ПК МВиП и ПП УДиЭА в один или несколько НО электронного образа Акта об уничтожении объектов хранения, а также Реестра уничтоженных объектов хранения по партии для уничтожения электронных образов объектов хранения в ПП УДиЭА.

8.11. Способ уничтожения объектов хранения выбирается Филиалом Учреждения самостоятельно и должен исключать возможность восстановления уничтоженных объектов хранения. Объекты хранения уничтожаются в присутствии уполномоченных сотрудников Филиала Учреждения или при условии проведения видеоконтроля.