4.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

4.4.1. Отбор документов Министерства за соответствующий период к уничтожению и составление на них акта о выделении к уничтожению документов Министерства, не подлежащих хранению (приложение N 105), производятся на основе предложений структурных подразделений после составления сводных описей дел постоянного срока хранения, по личному составу, временного (свыше 10 лет) срока хранения за этот же период (приложения N 96, N 97, N 98, N 99, N 100).

4.4.2. Отбор документов структурного подразделения за соответствующий период к уничтожению и составление на них предложений структурного подразделения в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 95), производится после составления описей дел структурного подразделения постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за этот период и передачи дел на архивное хранение.

Предложения структурного подразделения в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подписываются руководителем структурного подразделения, согласовываются ЭК структурного подразделения и структурным подразделением, на которое возложены функции по архивному хранению документов.

4.4.3. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2014 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2018 г.).

Заголовки дел, включаемых в акт, должны полно и точно отражать содержание документов. Дела с однородными документами вносятся в акт под одним заголовком, а затем указываются индексы дел по номенклатуре, количество дел за каждый год отдельно и общее количество дел. При уничтожении части документов из дела в заголовке пишется содержание документов, затем указываются индекс дела, из которого они изъяты, и общее количество листов.

4.4.4. Сводные описи дел постоянного срока хранения и акты о выделении к уничтожению документов Министерства, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЦЭК Министерства одновременно. Согласованные ЦЭК Министерства акты утверждаются заместителем Министра (в соответствии с распределением обязанностей) только после утверждения ЭПК ГА РФ сводных описей дел постоянного срока хранения, после этого Министерство имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты.

4.4.2. Дела передаются структурным подразделением, на которое возложены функции по архивному хранению документов, на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат физическому уничтожению или удалению программно-техническими средствами с фиксацией факта уничтожения.

После уничтожения дел в номенклатуре дел Министерства проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, инициалов, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.