4.5. Порядок передачи документов на архивное хранение

4.5.1. Документы Министерства являются федеральной собственностью и в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГА РФ как часть Архивного фонда Российской Федерации.

Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовка к передаче на постоянное хранение осуществляются в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526, структурным подразделением, на которое возложены функции по архивному хранению документов.

4.5.2. Дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и дела по личному составу согласно номенклатуре дел структурного подразделения передаются на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях Министерства, в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после их завершения в текущем делопроизводстве. Описи дел составляются по установленной форме (приложения N 93, N 94).

4.5.3. Электронные документы передаются в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях однократной записи в двух идентичных экземплярах - основном и рабочем.

4.5.4. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения в структурных подразделениях Министерства.

4.5.5. Передача дел в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, осуществляется по графику, утвержденному руководителем данного структурного подразделения.

4.5.6. При подготовке дел структурным подразделением к передаче в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, отделом архивного хранения документов предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения.

При подготовке электронных документов к передаче в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, проводится проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ, проверка качества записи и воспроизводимости, проверка подлинности электронных подписей, которыми подписаны электронные документы. При передаче электронных документов на физически обособленных материальных носителях также производится проверка физического и технического состояния носителей.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел устраняются сотрудниками структурного подразделения, передающего документы.

4.5.7. Дела и описи на сдаваемые документы передаются в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, структурными подразделениями с сопроводительным письмом, подписанным руководителем структурного подразделения, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых на архивное хранение. Ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, несет структурное подразделение, передающее документы.

4.5.8. Прием дел производится отделом архивного хранения документов. На всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются виза сотрудника, принимающего дела, подпись начальника отдела архивного хранения документов и подпись сотрудника структурного подразделения, передавшего дела.

При приеме электронного дела на архивное хранение по информационно-телекоммуникационной сети в информационной системе архива Министерства:

- формируется запись об электронном документе в базе данных информационной системы архива Министерства;

- запись об электронном документе дополняется ссылкой на место хранения электронного документа.

Прием электронных документов на архивное хранение оформляется составлением итоговой записи в конце каждого экземпляра описи электронных дел, документов структурного подразделения постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения (приложение N 94), в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых на архивное хранение электронных дел, электронных документов, их контрольные суммы, объем в Мб, дата приема-передачи. Итоговая запись подтверждается визой сотрудника, принимающего дела, подписью начальника отдела архивного хранения документов и подписью сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные документы.

После приема электронных документов на физически обособленных материальных носителях отделом архивного хранения документов производится замена вкладышей, помещенных в футляр единицы хранения в структурном подразделении, на вкладыши, оформленные в отделе архивного хранения.

На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в отделе архивного хранения, указывается:

наименование Министерства (полное, сокращенное);

номер фонда;

номер описи электронных дел, документов;

номер дела по описи;

отметка о статусе экземпляра носителя электронных документов: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий);

крайние даты документов электронного дела.

При необходимости на вкладыше делаются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.

Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Учет электронных документов ведется раздельно по основным и рабочим экземплярам электронных документов.

4.5.9. В случае исключения из штатного расписания Министерства или реорганизации структурного подразделения сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, под руководством ЭК структурного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и в соответствии с номенклатурой дел.