Записки (докладная, объяснительная, пояснительная, служебная)

97. В системе ГФС России создаются следующие виды записок:

Докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка - сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Пояснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа.

Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

98. Записки оформляются на стандартных листах формата A4.

99. Для записок устанавливаются следующие обязательные реквизиты:

наименование подразделения ГФС России - автора документа;

вид документа (докладная, объяснительная, пояснительная или служебная записка);

текст документа;

дата документа;

регистрационный номер;

название документа (заголовок к тексту), если текст имеет более 4 - 5 строк;

адресат (должностное лицо, которому адресован документ);

подпись автора документа.

100. Содержание записки должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. Докладная записка, как правило, заканчивается фразой: "Докладываю на Ваше решение.".

101. До представления адресату записки при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа записки.