ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

246. Документы в системе ГФС России являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на хранение в Государственный архив Российской Федерации (государственные архивы субъектов Российской Федерации, при условии заключенного договора на передачу дел), как часть Архивного фонда Российской Федерации.

В архив ГФС России передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу на основании утвержденных описей дел, формируемых в структурных подразделениях. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив ГФС России, как правило, не подлежат. Они хранятся по месту формирования и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив ГФС России не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

Передача дел в архив ГФС России осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями подразделений ГФС России и общим отделом.

247. Прием дел производится работником архива ГФС России в присутствии работника подразделения ГФС России с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива ГФС России и лица, передавшего дела).

248. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив ГФС России сотрудниками подразделений ГФС России передаваемых в архив (ответственность за сохранность дел при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).

249. В случае ликвидации или реорганизации подразделения ГФС России лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного подразделения ГФС России, а в случае его отсутствия - общий отдел, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в соответствующий архив, независимо от сроков хранения.

Дела передаются:

общим отделом, подразделениями ГФС России - в архив ГФС России;

территориальными органами - в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.