Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

245. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (Приложение N 40).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на все дела подразделений ГФС России (территориальных органов), (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно).

Согласованные ЦЭК (ЭК) акты утверждаются директором ГФС России (руководителем территориального органа) только после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации (уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела) описей дел постоянного хранения за соответствующий период.

После утверждения директором ГФС России (руководителем территориального органа) актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел ГФС России (территориального органа) проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ______ N _____" с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.