II. Основные понятия

21. Для целей настоящей Инструкции используются следующие термины и определения:

автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;

бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности воинской части (организации);

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в воинской части (организации);

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот воинской части (организации);

документальный фонд воинской части (организации) - совокупность документов, образующихся в процессе ее деятельности;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

МЭДО - система межведомственного электронного документооборота;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

носитель информации - материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации;

опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

подразделение делопроизводства и режима - структурное подразделение воинской части (организации), на которое возложено выполнение задач по ведению делопроизводства;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

субъект контроля - подразделения, осуществляющие в соответствии с данной Инструкцией и нормативными правовыми актами Российской Федерации контроль за исполнением поручений (документов, мероприятий);

телеграмма - текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи;

телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем;

учетные формы - регистрационно-контрольные карточки, журналы, системы электронного документооборота;

факсограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста при помощи факсимильной аппаратуры, которые передаются в основном с применением телефонных каналов с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и другие) и принимаются в виде копии (факсимиле);

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для передачи в архивы;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

электросвязь - любые излучение, передача или прием знаков, сигналов, голосовой информации, письменного текста, изображений, звуков или сообщений любого рода по радиосистеме, проводной, оптической и другим электромагнитным системам.