9.7 Использование документов

Документы должны быть пригодны для использования в течение установленных сроков хранения. Документные системы должны обеспечивать легкость использования документов (см. 5.3). Меры по поддержанию непрерывности использования могут включать следующее:

a) применение и сохранение соответствующих метаданных о технических характеристиках документа;

b) создание дополнительных копий документов или их преобразование в альтернативные форматы;

c) миграцию документов;

d) подготовку плана обеспечения непрерывного доступа и использования документов в чрезвычайных ситуациях, затрагивающих документные системы или хранилища;

e) регулярный мониторинг условий хранения.

Метаданные о процессах, применяемых для повышения эффективности использования документов, таких как конвертирование (см. 9.8), должны быть записаны в метаданных процесса.

Решения о форматах документов при создании, миграции или преобразовании должны учитывать преимущества, которые могут быть получены при использовании документов.

Повторное использование контента документа как части деловой операции (в других внутренних или внешних рабочих процессах) создает новый документ в новом контексте с независимыми метаданными относительно ввода в систему и процессов управления.