8.2 Схемы метаданных документов

Схемы метаданных документов должны быть разработаны для определения метаданных, используемых для идентификации, описания и управления документами. Для того чтобы документы соответствовали характеристикам полноценных документов (см. 5.2.2), связанные с ними метаданные должны быть основаны на утвержденной схеме метаданных.

Схемы метаданных документов могут относиться к различным объектам. Ключевыми объектами для управления документами являются:

a) документы и их совокупности;

b) агенты, включая отдельных лиц, организации, технологии, а также деловые и документные системы;

c) функции, деятельность и операции или рабочие процессы;

d) законы и другие документы, регулирующие деловую деятельность, а также процессы создания и управления документами;

e) взаимосвязи между субъектами и совокупностями документов.

Внедрение схем метаданных документов может включать метаданные, заданные для всех этих объектов или только для одного, например "Документов". Степень комплексности внедрения должна отражать определенные требования к документации и деловому контексту, включая риски (см. раздел 7).

Схемы метаданных документов должны содержать метаданные ввода в систему и метаданные процессов (см. 5.2.3).

При определении требований к документам (см. 7.4) необходимо определить метаданные, обусловленные спецификой деятельности организации.

Метаданные должны быть определены для:

a) идентификации и поиска документов;

b) связи документов с изменяющимися бизнес-правилами, политикой, законами и другими требованиями, регулирующими ведение бизнеса и управление документами;

c) связи документов с агентами, а также обеспечения их доступа и прав в отношении документов;

d) связи документов с деловой деятельностью, а также

e) отслеживания процессов, относящихся к документам, таких как изменение правил доступа или перемещение документов в новые системы.

В управлении документами могут быть использованы шесть классов метаданных. В зависимости от комплексности внедрения их можно применять ко всем объектам либо к некоторым из них. Эти шесть классов следующие:

a) идентификация - информация для идентификации объекта;

b) описание - информация для определения характера объекта;

c) использование - информация, которая способствует текущему и долгосрочному использованию объекта;

d) план событий - информация, используемая для управления объектом, такая как информация о передаче на хранение или уничтожение;

e) история событий - информация, документирующая прошедшие события как в отношении объекта, так и в отношении метаданных;

f) связь - информация, описывающая взаимосвязь между конкретным объектом и другими объектами.

Схемы метаданных документов должны быть отражены в форматах, которые обеспечивают возможность взаимодействия между системами, обмен информацией и миграцию (см. 9.8) и процессы передачи документов на хранение и уничтожение (см. 9.9).

Схемы метаданных документов следует использовать при проектировании и внедрении документных систем (см. 5.3) и в процессах создания, ввода в систему и управления документами (см. раздел 9).

Схемы метаданных документов должны ссылаться на другие действующие средства управления документами, информацию о передаче на хранение или уничтожение, полученную из правил (см. 8.5), режим доступа (см. 8.4) или схемы классификации рабочих процессов (см. 8.3).

При некоторых правовых условиях деятельности организации ранее утвержденные схемы метаданных должны быть соблюдены или адаптированы к новым условиям.