7.5 Внедрение требований к документам

Требования к документам могут быть реализованы посредством внедрения документных систем, средств управления, политики управления документами и процедур либо совокупности всего перечисленного. Внедрение должно поддерживаться распределением ответственности, обучением, мониторингом функционирования систем и контролем соблюдения политики и процедур (см. раздел 6).

Методы реализации требований к документам должны быть определены с учетом делового контекста, наличия ресурсов, навыков персонала, а также характера используемых информационных и документных систем.

Решения о внедрении определенных требований к документам должны основываться на оценке рисков, соотнесенных с доступными ресурсами. Требования, связанные со значительными рисками, должны применяться с дополнительными мерами мониторинга и оценки и большим объемом инвестиций.

Мониторинг и оценка (см. 6.4) должны устанавливать, соблюдаются ли требования к документам. В случае если мониторингом и оценкой установлено несоблюдение требований к документам, в оценке должны быть указаны соответствующие корректировочные действия для гарантии их выполнения в будущем.

Требования к документам и решения о том, как они должны быть выполнены, должны быть зафиксированы в регламентирующих документах. Решения о несоблюдении установленных требований должны быть утверждены руководством организации.

Требования к документам следует регулярно пересматривать как часть процесса анализа деловых процессов.