5.3. Подготовка проекта электронного документа в ЕСЭД

5.3.1. ЭРК "проект документа" в ЕСЭД предназначен для автоматизации процесса разработки проекта электронного документа, включающего формирование заданий на разработку содержательной части электронного документа, маршрутов его согласования (визирования), подписания, регистрации и направления адресату (адресатам).

5.3.2. Зарегистрированные и размещенные в ЕСЭД документы поступают в структурные подразделения Минпросвещения России с указаниями по исполнению (резолюциями) руководства Минпросвещения России и/или структурных подразделений Минпросвещения России на исполнение.

5.3.3. Служащие структурных подразделений Минпросвещения России в процессе исполнения документа в ЕСЭД готовят проект служебного документа с использованием ЭРК "проект документа".

ЭРК "проект документа" также используется служащими секретариатов структурных подразделений, секретариатов заместителей Министра при подготовке внутренних документов (приказов, распоряжений, поручений, заявок, служебных записок, протоколов и т.д.) и при регистрации документов.

5.3.4. Для формирования ЭРК "проект документа" в системе ЕСЭД создается текст документа и сохраняется на рабочем столе или в одной из рабочих папок служащего.

Далее формируется ЭРК "проект документа" в ЕСЭД либо непосредственно через ЭРК документа, либо через панель инструментов главного окна ЕСЭД.

5.3.5. Регистрационный номер ЭРК "проект документа" присваивается автоматически при ее открытии.

Пример:

пр-10/3200 - для структурных подразделений Минпросвещения России, где:

пр - проект;

10 - индекс структурного подразделения Минпросвещения России (присваивается автоматически в зависимости от структурного подразделения, ответственного за исполнение документа);

3200 - порядковый номер проекта документа.

проект-303 - для секретариатов заместителей Министра просвещения Российской Федерации, где

303 - порядковый номер проекта документа.

Если проект документа формируется на основании ЭРК документа, номер документа - основания включается в структуру номера проекта документа.

Пример:

03-117вн/проект-06/4473.

5.3.6. Персональную ответственность за качественное формирование ЭРК "Проект документа" несет служащий, являющийся ответственным за выполнение поручения.

Контроль правильности оформления служащим ЭРК "Проект документа" возлагается на секретариат структурного подразделения Минпросвещения России или секретариаты заместителей Министра при присвоении регистрационного исходящего номера документу.

Реквизиты ЭРК "проект документа": инициатор поручения, исполнитель, краткое содержание, срок исполнения переносятся из текста указания по исполнению (резолюции) и/или контрольного задания ЭРК документа, если проект документа формируется на основании карточки резолюции по исполнению.

Остальные реквизиты ЭРК "проект документа" при необходимости заполняются исполнителем. Если формирование ЭРК "проект документа" осуществляется непосредственно через ЭРК документа, то в поле "документ" ЭРК "проект документа" автоматически прописывается ссылка на ЭРК документа, на основании которого создан проект документа.

Если создается инициативный документ, то исполнитель самостоятельно заполняет соответствующие реквизиты в ЭРК "проект документа". При этом поле "документ" ЭРК "проект документа" не заполняется, а в реквизите "связка с документом" производятся связки с необходимыми документами.

5.3.7. После заполнения реквизитов ЭРК "проект документа" документ проходит несколько этапов подготовки: подготовку материалов, согласование (визирование) сформированного документа, подпись согласованного (завизированного) документа и регистрацию подписанного документа.

При отсутствии необходимости разрешается исключать и не формировать отдельные этапы подготовки документа в ЭРК "проект документа", за исключением этапов подписи и регистрации документа.

5.3.8. После подготовки электронного проекта служебного документа ответственный исполнитель прикрепляет его к реквизиту "визируемый документ" ЭРК "проект документа".

5.3.9. Ответственный исполнитель поручения формирует в ЭРК "проект документа" список визирующих должностных лиц и очередность их визирования. В список визируемых лиц могут вноситься должностные лица других структурных подразделений.

При работе между структурными подразделениями Минпросвещения России ответственный исполнитель совместно с соисполнителем другого структурного подразделения определяет список исполнителей.

При работе между структурными подразделениями Минпросвещения России и секретариатами заместителей Министра заместители Министра или по поручению их помощники формируют список исполнителей (при необходимости).

5.3.10. Если в указании по исполнению (резолюции) документа указаны структурные подразделения Минпросвещения России - соисполнители документа, то замечания и предложения соисполнителей к проекту служебного документа вносятся в ЭРК "проект документа" в виде примечаний и прикрепленных файлов.

5.3.11. В системе ЕСЭД происходит автоматическое информирование должностных лиц о поступлении к ним на визирование проекта документа.

Должностному лицу в день поступления на визирование проекта служебного документа необходимо открыть ЭРК "проект документа" через соответствующую папку и ознакомиться с проектом служебного документа и заполнить соответствующие реквизиты "документ на подписи" ЭРК "проект документа" и сохранить ее.

В случае отказа должностного лица в визировании (согласовании) или подписания проекта служебного документа он автоматически поступает на доработку ответственному исполнителю. Ответственный исполнитель обязан устранить указанные замечания и повторно направить проект служебного документа на визирование (согласование), сохранив предыдущую версию проекта служебного документа в ЭРК "проект документа".

Если в процессе визирования (согласования) или подписания в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию (согласованию).

5.3.12. Не разрешается визирование (согласование) проекта служебного документа заинтересованными должностными лицами с помощью ЭП.

5.3.13. Подписанный руководителем структурного подразделения Минпросвещения России или заместителем Министра проект служебного документа автоматически переносится в папку "документы, готовые к регистрации" ЕСЭД служащему соответствующего секретариата.

5.3.14. Служащий секретариата открывает ЭРК "проект документа" и регистрирует служебный документ в соответствующей группе документов с помощью ЭРК "проект документа" в соответствующей группе документов (внутренние, исходящие, обращения граждан и т.д.). При этом заполняются только пустые поля ЭРК документа (количество листов, срочность), а из поля "прикрепленный файл" удаляется файл, автоматически прикрепляемый при регистрации через ЭРК "проект документа".

5.3.15. Внутренний документ, подписанный с использованием ЭП, не подлежит сканированию и направляется соответствующему адресату в Минпросвещения России только в электронном виде.

Если документ отправляется адресату на бумажном носителе, то соответствующим секретариатом он распечатывается на бланке Минпросвещения России и подписывается соответствующим руководителем Минпросвещения России. Документ сканируется, прикрепляется к карточке и направляется указанному адресату через экспедицию, по СЭВ или МЭДО.

5.3.16. После подписания проекта документа заместителем Министра или руководством структурного подразделения ответственный исполнитель обязан убедиться в его регистрации и направлении адресату.

Подтверждением регистрации проекта документа является появление в реквизите "связка с документом" ЭРК "проект документа" ярлыка регистрационного номера соответствующей группы документов и записи "Зарегистрирован документ" в реквизите "статус".

В случае если после рассмотрения проекта документа руководством Минпросвещения России и (или) руководством структурного подразделения принято решение о прекращении работы с документом, то в ЭРК "проект документа" соответствующим секретариатом структурного подразделения или заместителя Министра выставляется статус "работа с проектом завершена без регистрации".

5.3.17. В случае направления документов на бумажном носителе в органы государственной власти или организации за подписью Министра или лица, его замещающего, завизированный проект документа в электронном виде направляется служащему структурного подразделения Минпросвещения России, на которое возложены функции внесения редакционных правок в проект документа, для дальнейшего его распечатывания, визирования и подписи.

В случае направления документов на бумажном носителе в органы государственной власти или организации за подписью заместителя Министра исполнителем направляется проект документа в секретариат заместителя Министра для внесения редакционных правок в проект документа, дальнейшего его распечатывания и подписи.