5.2. Порядок обработки электронных документов

5.2.1. В целях учета и поиска документов в ЕСЭД используются обязательные сведения о документе, включаемые в ЭРК в соответствии с приложением N 33 к настоящей Инструкции.

Требования к реквизитам, включенным в ЭРК, приведены в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

5.2.2. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в ЕСЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

5.2.3. Регистрация электронных документов производится в соответствии с имеющимися в Минпросвещения России документопотоками: поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая), внутренняя документация, обращения граждан и организаций.

5.2.4. Перед регистрацией электронного документа проверяется правильность их адресования и комплектность. Ошибочно адресованный электронный документ пересылается по принадлежности или направляется отправителю. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт, который регистрируется в ЕСЭД и направляется отправителю электронного документа.

5.2.5. Электронный документ, поступивший в Минпросвещения России, регистрируется в ЕСЭД в соответствии с документопотоком.

Если электронный документ, поступивший в Минпросвещения России, относится к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, то в соответствии с Перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в Минпросвещения России в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, он распечатывается в полном объеме, а в правой нижней части лицевой стороны его первой страницы проставляется регистрационный входящий номер в соответствии с подпунктом 4.3.3 настоящей Инструкции.

5.2.6. Служащий структурного подразделения Минпросвещения России, ответственный за подготовку проекта указания по исполнению (резолюции), вносит в ЭРК на закладке "исполнением в поле "резолюции" проект резолюции, которая автоматически поступает на утверждение (подписание) руководству Минпросвещения России и/или структурного подразделения.

5.2.7. Руководство Минпросвещения России и/или структурного подразделения рассматривает электронные документы в ЕСЭД и/или бумажные документы, утверждает (подписывает) указания по исполнению (резолюции) или направляет проект на доработку.

Документы с утвержденным (подписанным) указанием по исполнению (резолюцией) поступают в отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений или секретариат структурного подразделения для формирования в ЭРК на закладке "исполнение" контрольного задания.

Утверждение указания по исполнению (резолюции) в ЕСЭД может также осуществляться должностным лицом, подготовившим данное указание по исполнению (резолюцию), но только после его подписания руководством Минпросвещения России и/или руководством структурного подразделения.

5.2.8. Документы после утверждения (подписания) указаний по исполнению (резолюций), формирования в ЕСЭД контрольного задания передаются на исполнение в соответствующие структурные подразделения Минпросвещения России и/или ответственному исполнителю по принадлежности для рассмотрения и исполнения, о чем в ЭРК на закладке "исполнение" в поле "журнал передачи" делается соответствующая отметка.

5.2.9. Исполненный электронный документ списывается в дело для хранения, а в ЭРК в поле "списан в дело" делается соответствующая отметка.