6.5. Передача дел на архивное хранение в отдел архива Правового департамента

6.5.1. В отдел архива Правового департамента передаются дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.

Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся в Департаменте государственной службы и кадров в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в отдел архива Правового департамента.

6.5.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение;

6.5.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в отдел архива Правового департамента не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

6.5.4. Передача документов в отдел архива Правового департамента производится по описям дел структурных подразделений.

6.5.5. Передача дел в отдел архива Правового департамента осуществляется в соответствии с графиком, составленным отделом архива Правового департамента и согласованным с руководителями структурных подразделений и Департаментом управления делами.

6.5.6. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в отдел архива Правового департамента сотрудником отдела архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Минпросвещения России.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел служащие структурных подразделений обязаны устранить.

6.5.7. Прием дел производится служащим отдела архива Правового департамента в присутствии служащего структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел структурного подразделения отметок о наличии каждого дела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи служащего отдела архива Правового департамента и лица, передавшего дела.

6.5.8. Вместе с делами в отдел архива Правового департамента передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

Передача электронных документов в архив осуществляется по ЕСЭД или на физически обособленных носителях, оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов.

Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника отдела архива Правового департамента и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью Министра или уполномоченного им должностного лица.

6.5.9. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).

6.5.10. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения Минпросвещения России лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в отдел архива Правового департамента, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел структурного подразделения и номенклатуре дел.