4.8. Отправка документов

4.8.1. Служащие, ответственные за отправку документов, проверяют правильность оформления и комплектность исходящих документов, производят сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату (простая, заказная, международная и иная/другая).

4.8.2. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение, ответственное за подготовку документа.

4.8.3. Зарегистрированные исходящие документы направляются адресату в тот же день, а при наличии большого объема - не позднее следующего рабочего дня после регистрации.

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

4.8.4. Отправка исходящих документов производится:

почтовой связью - экспедицией;

фельдъегерской связью - отделом делопроизводства;

в электронном виде по СЭВ:

за подписью заместителя Министра - секретариатом заместителя Министра;

за подписью руководителя структурного подразделения - секретариатом структурного подразделения Минпросвещения России;

в электронном виде по МЭДО:

за подписью Министра или лица, его замещающего, заместителя Министра, в органы государственной власти и организации, указанные в приложении N 36 к настоящей Инструкции, - отделом делопроизводства;

за подписью заместителя Министра в органы исполнительной власти и организации, указанные в приложениях NN 36 и 37 к настоящей Инструкции, - секретариатом заместителя Министра, подписавшего документ;

за подписью руководителя структурного подразделения Минпросвещения России в органы государственной власти и организации, указанные в приложениях NN 36 и 37 к настоящей Инструкции, - секретариатом структурного подразделения;

документы, предназначенные для отправки на обращения граждан и организаций, - отделом контроля и регистрации обращений граждан и организаций;

документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, - Департаментом международного сотрудничества и связей с общественностью.

4.8.5. Перечень федеральных органов исполнительной власти и организаций, имеющих соответствующий идентификатор МЭДО и с которыми осуществляется обмен электронными сообщениями по системе МЭДО, приводится в приложении N 37 к настоящей Инструкции.

4.8.6. Не допускается отправка по МЭДО следующих документов:

документы ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования";

документы, содержащие персональные данные гражданина;

документы, имеющие в приложении брошюры, книги, газеты, журналы, карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего A4, прошитые и заверенные печатью;

документы, содержащие приложения объемом более 200 листов.

4.8.7. Исходящий документ, отправляемый по СЭВ и МЭДО, сканируется служащими Минпросвещения России, указанными в подпункте 4.8.4 настоящей Инструкции, прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа и с помощью ЕСЭД отправляется адресату, имеющему соответствующий идентификатор СЭВ или МЭДО.

Неправильно оформленный и отсканированный документ к отправке не принимается и возвращается ответственному исполнителю.

4.8.8. При отправке документов по СЭВ и МЭДО их дублирование на бумажном носителе не допускается, за исключением проектов нормативных правовых актов для согласования с федеральными органами исполнительной власти или получения заключения в Минюсте России.

После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица Минпросвещения России, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

4.8.9. Массовая электронная рассылка документов в Минпросвещения России осуществляется с использованием:

МЭДО - только в органы государственной власти и организации, указанные в приложениях NN 36, 37 к настоящей Инструкции и имеющие соответствующий идентификатор МЭДО;

СЭВ - только в органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие управление в сфере образования, и организации, подведомственные Минпросвещения России.

4.8.10. Массовая электронная рассылка в Минпросвещения России осуществляется:

МАССОВАЯ РАССЫЛКА ПО ГУБЕРНАТОРАМ И ГЛАВАМ РЕСПУБЛИК (МЭДО/Взаимодействие/email) за подписью Министра, лица его замещающего, - отделом делопроизводства;

МАССОВАЯ РАССЫЛКА ПО ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫМ ОРГАНИЗАЦИЯМ (МЭДО/Взаимодействие/email) за подписью заместителя Министра - секретариатом заместителя Министра;

МАССОВАЯ РАССЫЛКА ПО ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫМ ОРГАНИЗАЦИЯМ (МЭДО/Взаимодействие/email) за подписью руководителя структурного подразделения - секретариатом структурного подразделения Минпросвещения России.

4.8.11. При направлении исходящего документа по СЭВ и МЭДО подлинник документа остается в структурном подразделении Минпросвещения России, ответственном за его исполнение, для последующего хранения его в установленном порядке.

4.8.12. По фельдъегерской связи исходящие документы направляются:

в органы государственной власти и организации - за подписью Министра или лица, его замещающего;

в органы государственной власти и организации, указанные в приложении N 36 к настоящей Инструкции, за подписью заместителя Министра или руководителя структурного подразделения Минпросвещения России.

4.8.13. Документы, отправляемые из Минпросвещения России иностранным адресатам, после регистрации их в Департаменте международного сотрудничества и связей с общественностью передаются на отправку в экспедицию с указанием полного адреса. К документам прикладывается конверт, подписанный на иностранном языке, и перевод адреса на русский язык для внесения в реестр международных почтовых отправлений.

4.8.14. Телеграмма оформляется в 2-х экземплярах. Поздравительные телеграммы, телеграммы соболезнования оформляются в единственном экземпляре.

На оригинале телеграммы ставится гербовая печать.

Требования к оформлению телеграмм Минпросвещения России приводятся в приложении N 38 к настоящей Инструкции.

Телеграммы регистрируются и отправляются в соответствии с подпунктами 4.3.4 - 4.3.7 и 4.8.4 настоящей Инструкции.

Телеграммы согласовываются и подписываются в порядке, предусмотренном подпунктом 3.8.4 настоящей Инструкции.

Визовый экземпляр с визами исполнителя, руководителя структурного подразделения-исполнителя и указанием даты отправки помещается в дело структурного подразделения-исполнителя.

В случае направления телеграммы одного и того же содержания нескольким адресатам каждая телеграмма оформляется и подписывается отдельно в каждый адрес.

Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, направляемая нескольким адресатам, подготавливается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов.

Служащие секретариата заместителя Министра, секретариата структурного подразделения телеграмму сканируют, прикрепляют к электронной регистрационной карточке документа и с помощью ЕСЭД отправляют адресату, имеющему соответствующий идентификатор СЭВ или МЭДО.

4.8.15. Отправка поздравительных телеграмм, телеграмм соболезнования осуществляется экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

4.8.16. Факсограммы передаются адресатам секретариатами заместителей Министра и структурными подразделениями Минпросвещения России.

При передаче текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться настоящей Инструкцией и следующими требованиями:

ответственность за содержание и объем передаваемой информации возлагается на ответственного исполнителя, подготовившего документ, и руководство структурного подразделения Минпросвещения России;

документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются к отправке с указанием номера телефона-факса адресата;

запрещается передавать тексты документов с отметкой "Для служебного пользования" и содержащих персональные данные гражданина;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

4.8.17. Контроль использования факсимильной техники в структурных подразделениях Минпросвещения России осуществляется их руководством.

4.8.18. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется служащими секретариата структурного подразделения Минпросвещения России или ответственным исполнителем устно по каналам телефонной связи с дальнейшей записью текста (содержания телефонограммы), времени, даты передачи, фамилии и инициалов принявшего телефонограмму.

4.8.19. Отправляемая по почте корреспонденция упаковывается. На конверты наносятся адреса (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), затем проставляется стоимость почтовых услуг и корреспонденция передается в местное отделение связи.

Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по каналам электросвязи принимает подразделение - исполнитель.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается в экспедицию с распиской работника почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.