3.1.1. Примерная номенклатура дел может разрабатываться федеральным органом государственной власти как для территориальных органов, так и для однотипных подведомственных организаций (вузов, школ, поликлиник и др.).
Примерная номенклатура дел разрабатывается на основании действующего законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, настоящих Методических рекомендаций, нормативных и распорядительных документов федерального органа государственной власти.
Разработка Примерной номенклатуры дел начинается с изучения задач и функций территориальных органов, целей, предмета и видов деятельности подведомственных организаций, их структуры, а также состава документов, образующихся в процессе их деятельности.
Изучению подлежат положения о территориальных органах федерального органа государственной власти, уставы подведомственных организаций.
Изучение состава документов, образующихся в процессе деятельности территориальных органов или подведомственных организаций, осуществляется на основе анализа их индивидуальных номенклатур дел (выборочно). В процессе изучения создаваемых документов определяется состав реально заводимых дел.
В результате анализа собранного материала формируется схема построения (структура) Примерной номенклатуры дел.
3.1.2. Примерная номенклатура дел может включать следующие разделы:
Указания по применению Примерной номенклатуры дел.
Состав разделов определяется решением разработчиков. Обязательными разделами являются:
- основной раздел - "Примерная номенклатура дел", содержащий перечень дел и сроки их хранения;
- "Указания по применению Примерной номенклатуры дел".
Разделы "Термины и определения" и "Список сокращений" выделяются при наличии более трех - пяти терминов, требующих определения, или сокращений, требующих расшифровки. Небольшое количество терминов или сокращений допускается раскрывать в подстрочных сносках.
3.1.3. На основании анализа организационной структуры и функций территориальных органов или подведомственных организаций, количества и содержания дел принимается решение о структуре основного раздела - "Примерная номенклатура дел".
Рекомендуется располагать заголовки дел в форме Примерной номенклатуры дел в соответствии с одним из следующих принципов:
- структурный принцип (заголовки дел группируются в разделы в соответствии со структурой территориальных органов или подведомственных организаций);
- функциональный принцип (заголовки дел группируются в разделы в соответствии с функциями (направлениями деятельности) - применяется, в основном, для подведомственных организаций).
Структурный принцип может быть реализован как для подведомственных организаций, имеющих утвержденную структуру, так и для территориальных органов.
При структурном принципе организации Примерной номенклатуры дел разделы устанавливаются в последовательности, принятой распорядительными документами о структуре территориальных органов или подведомственных организаций. Соответственно устанавливаются и номера разделов.
При использовании функционального принципа разделы располагаются в порядке от общих управленческих функций (организация деятельности, руководство, планирование и др.) к функциям основной деятельности и другим вопросам деятельности организации.
Разделы Примерной номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу, обозначаются в соответствии с наименованиями функций: "планирование", "обеспечение кадрами", "финансирование", а также наименованиями направлений основной деятельности: "систематизация законодательства", "организация учебного процесса" и др.
И структурный, и функциональный принципы организации разделов, как правило, позволяют выделять подразделы:
- если структурное подразделение имеет внутреннюю структуру (например, управление и его отделы);
- при выделении в пределах функции отдельных участков работы (например, планирование деятельности включает прогнозирование и текущее планирование).
В Примерную номенклатуру дел включаются дела, образующиеся:
- при осуществлении типовых управленческих функций (планирование, финансирование, кадровое обеспечение и др.);
- при осуществлении функций в установленной сфере деятельности (учебный процесс, научная деятельность и др.);
- в деятельности координационных и совещательных органов - комиссий, советов, рабочих групп и др.
В Примерную номенклатуру дел включаются дела, состоящие полностью из документов на бумажном носителе, и дела, состоящие из электронных документов (полностью или частично).
3.1.4. Рекомендуемая форма Примерной номенклатуры дел содержит следующие графы (приложение N 2):
1 - индекс дела;
2 - заголовок дела;
3 - срок хранения и N статьи по перечню;
4 - примечание.
Данная форма не содержит графы "Количество дел", так как подведение итогов о количестве заведенных дел возможно только по результатам применения индивидуальной номенклатуры дел.
Каждому делу в Примерной номенклатуре дел присваивается индекс, состоящий из цифрового обозначения раздела и порядкового номера заголовка дела в пределах раздела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 01-02 "Приказы руководителя организации по основной деятельности", где:
01 - обозначение раздела: "Руководство";
02 - порядковый номер заголовка дела внутри раздела.
Индексация может иметь более двух уровней, если структурное подразделение имеет внутреннюю структуру.
05 - номер раздела, соответствующего управлению;
Заголовки дел Примерной номенклатуры дел составляются на основе анализа заголовков однородных дел, образующихся в деятельности территориальных органов или подведомственных организаций. При этом рекомендуется редактирование заголовков с точки зрения их соответствия следующим требованиям: заголовок дела должен точно и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела; не содержать неконкретных формулировок (например, общие материалы, разная переписка); не содержать вводных слов и сложных грамматических конструкций.
Заголовки дел группируются по разделам, подразделам Примерной номенклатуры дел. Внутри разделов, подразделов они располагаются по степени значимости.
В разделы рекомендуется включать заголовки дел в следующей последовательности:
нормативные правовые акты федерального органа государственной власти;
распорядительные документы территориального органа или подведомственной организации;
протоколы и решения коллегиальных и совещательных органов;
плановые, отчетные документы в последовательности от наибольшего временного периода - к наименьшему (отчет о выполнении плана за год, отчет о выполнении плана за ... полугодие ... года и т.д.);
документы, отражающие основную деятельность.
В конце разделов указываются переписка и заголовки регистрационно-учетных форм.
Заголовки дел, заведенных по географическому признаку, вносятся по алфавиту географических названий.
Рекомендации по составлению заголовков дел представлены в приложении N 4.
3.1.5. При проставлении в графе 3 сроков хранения дел указывается номер статьи по перечню (Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения; перечню документов, образующихся в процессе деятельности федерального органа государственной власти, его территориальных органов и подведомственных организаций (при его наличии), с указанием сроков их хранения) и дается ссылка на название перечня, которым установлен соответствующий срок хранения. Не допускается разделение графы 3 на две графы "Сроки хранения дела" и "N статьи по перечню".
В графе 4 приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения дел, а также пояснения о виде носителя, о передаче дела на постоянное хранение и др.
Дела, содержащие электронные документы, вносятся в Примерную номенклатуру дел в том же порядке, что и дела, содержащие документы на бумажном носителе <11>. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажном носителе. Дела, часть документов которых созданы в электронной форме, включаются в Примерную номенклатуру дел как два тома, имеющие один заголовок и срок хранения.
--------------------------------
<11> Пункт 47 Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).
Отметка "ЭПК", проставленная к срокам хранения отдельных категорий дел, означает, что документы, включенные в дело или их часть, могут быть отнесены к сроку хранения "постоянно" или срок их временного хранения может быть продлен исходя из их практической надобности.
Срок хранения "до минования надобности" означает, что документы имеют только практическое значение, и срок их хранения не может быть менее 1 года.
В процессе разработки Примерной номенклатуры дел могут быть выявлены документы, образующиеся в деятельности территориальных органов или подведомственных организаций, сроки хранения которых не предусмотрены в перечнях документов со сроками хранения и иных нормативных правовых актах. Сроки хранения таких документов предлагаются рабочей группой по разработке Примерной номенклатуры дел по результатам анализа предложений территориальных органов или подведомственных организаций и рассматриваются центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) федерального органа государственной власти при обсуждении Примерной номенклатуры дел.
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Конституция РФ
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2023 год
- МРОТ 2024
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон "О полиции" N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2024 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей