3.1. Методика составления примерных номенклатур дел

3.1.1. Примерная номенклатура дел может разрабатываться федеральным органом государственной власти как для территориальных органов, так и для однотипных подведомственных организаций (вузов, школ, поликлиник и др.).

Примерная номенклатура дел разрабатывается на основании действующего законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, настоящих Методических рекомендаций, нормативных и распорядительных документов федерального органа государственной власти.

Разработка Примерной номенклатуры дел начинается с изучения задач и функций территориальных органов, целей, предмета и видов деятельности подведомственных организаций, их структуры, а также состава документов, образующихся в процессе их деятельности.

Изучению подлежат положения о территориальных органах федерального органа государственной власти, уставы подведомственных организаций.

Изучение состава документов, образующихся в процессе деятельности территориальных органов или подведомственных организаций, осуществляется на основе анализа их индивидуальных номенклатур дел (выборочно). В процессе изучения создаваемых документов определяется состав реально заводимых дел.

В результате анализа собранного материала формируется схема построения (структура) Примерной номенклатуры дел.

3.1.2. Примерная номенклатура дел может включать следующие разделы:

Термины и определения;

Список сокращений;

Примерная номенклатура дел;

Указания по применению Примерной номенклатуры дел.

Состав разделов определяется решением разработчиков. Обязательными разделами являются:

- основной раздел - "Примерная номенклатура дел", содержащий перечень дел и сроки их хранения;

- "Указания по применению Примерной номенклатуры дел".

Разделы "Термины и определения" и "Список сокращений" выделяются при наличии более трех - пяти терминов, требующих определения, или сокращений, требующих расшифровки. Небольшое количество терминов или сокращений допускается раскрывать в подстрочных сносках.

3.1.3. На основании анализа организационной структуры и функций территориальных органов или подведомственных организаций, количества и содержания дел принимается решение о структуре основного раздела - "Примерная номенклатура дел".

Рекомендуется располагать заголовки дел в форме Примерной номенклатуры дел в соответствии с одним из следующих принципов:

- структурный принцип (заголовки дел группируются в разделы в соответствии со структурой территориальных органов или подведомственных организаций);

- функциональный принцип (заголовки дел группируются в разделы в соответствии с функциями (направлениями деятельности) - применяется, в основном, для подведомственных организаций).

Структурный принцип может быть реализован как для подведомственных организаций, имеющих утвержденную структуру, так и для территориальных органов.

При структурном принципе организации Примерной номенклатуры дел разделы устанавливаются в последовательности, принятой распорядительными документами о структуре территориальных органов или подведомственных организаций. Соответственно устанавливаются и номера разделов.

При использовании функционального принципа разделы располагаются в порядке от общих управленческих функций (организация деятельности, руководство, планирование и др.) к функциям основной деятельности и другим вопросам деятельности организации.

Разделы Примерной номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу, обозначаются в соответствии с наименованиями функций: "планирование", "обеспечение кадрами", "финансирование", а также наименованиями направлений основной деятельности: "систематизация законодательства", "организация учебного процесса" и др.

И структурный, и функциональный принципы организации разделов, как правило, позволяют выделять подразделы:

- если структурное подразделение имеет внутреннюю структуру (например, управление и его отделы);

- при выделении в пределах функции отдельных участков работы (например, планирование деятельности включает прогнозирование и текущее планирование).

В Примерную номенклатуру дел включаются дела, образующиеся:

- при осуществлении типовых управленческих функций (планирование, финансирование, кадровое обеспечение и др.);

- при осуществлении функций в установленной сфере деятельности (учебный процесс, научная деятельность и др.);

- в деятельности координационных и совещательных органов - комиссий, советов, рабочих групп и др.

В Примерную номенклатуру дел включаются дела, состоящие полностью из документов на бумажном носителе, и дела, состоящие из электронных документов (полностью или частично).

3.1.4. Рекомендуемая форма Примерной номенклатуры дел содержит следующие графы (приложение N 2):

1 - индекс дела;

2 - заголовок дела;

3 - срок хранения и N статьи по перечню;

4 - примечание.

Данная форма не содержит графы "Количество дел", так как подведение итогов о количестве заведенных дел возможно только по результатам применения индивидуальной номенклатуры дел.

Каждому делу в Примерной номенклатуре дел присваивается индекс, состоящий из цифрового обозначения раздела и порядкового номера заголовка дела в пределах раздела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 01-02 "Приказы руководителя организации по основной деятельности", где:

01 - обозначение раздела: "Руководство";

02 - порядковый номер заголовка дела внутри раздела.

Индексация может иметь более двух уровней, если структурное подразделение имеет внутреннюю структуру.

Например, 05-02-15, где:

05 - номер раздела, соответствующего управлению;

02 - номер отдела;

15 - порядковый номер дела.

Заголовки дел Примерной номенклатуры дел составляются на основе анализа заголовков однородных дел, образующихся в деятельности территориальных органов или подведомственных организаций. При этом рекомендуется редактирование заголовков с точки зрения их соответствия следующим требованиям: заголовок дела должен точно и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела; не содержать неконкретных формулировок (например, общие материалы, разная переписка); не содержать вводных слов и сложных грамматических конструкций.

Заголовки дел группируются по разделам, подразделам Примерной номенклатуры дел. Внутри разделов, подразделов они располагаются по степени значимости.

В разделы рекомендуется включать заголовки дел в следующей последовательности:

нормативные правовые акты федерального органа государственной власти;

распорядительные документы территориального органа или подведомственной организации;

протоколы и решения коллегиальных и совещательных органов;

плановые, отчетные документы в последовательности от наибольшего временного периода - к наименьшему (отчет о выполнении плана за год, отчет о выполнении плана за ... полугодие ... года и т.д.);

документы, отражающие основную деятельность.

В конце разделов указываются переписка и заголовки регистрационно-учетных форм.

Заголовки дел, заведенных по географическому признаку, вносятся по алфавиту географических названий.

Рекомендации по составлению заголовков дел представлены в приложении N 4.

3.1.5. При проставлении в графе 3 сроков хранения дел указывается номер статьи по перечню (Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения; перечню документов, образующихся в процессе деятельности федерального органа государственной власти, его территориальных органов и подведомственных организаций (при его наличии), с указанием сроков их хранения) и дается ссылка на название перечня, которым установлен соответствующий срок хранения. Не допускается разделение графы 3 на две графы "Сроки хранения дела" и "N статьи по перечню".

В графе 4 приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения дел, а также пояснения о виде носителя, о передаче дела на постоянное хранение и др.

Дела, содержащие электронные документы, вносятся в Примерную номенклатуру дел в том же порядке, что и дела, содержащие документы на бумажном носителе <11>. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажном носителе. Дела, часть документов которых созданы в электронной форме, включаются в Примерную номенклатуру дел как два тома, имеющие один заголовок и срок хранения.

--------------------------------

<11> Пункт 47 Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Отметка "ЭПК", проставленная к срокам хранения отдельных категорий дел, означает, что документы, включенные в дело или их часть, могут быть отнесены к сроку хранения "постоянно" или срок их временного хранения может быть продлен исходя из их практической надобности.

Срок хранения "до минования надобности" означает, что документы имеют только практическое значение, и срок их хранения не может быть менее 1 года.

В процессе разработки Примерной номенклатуры дел могут быть выявлены документы, образующиеся в деятельности территориальных органов или подведомственных организаций, сроки хранения которых не предусмотрены в перечнях документов со сроками хранения и иных нормативных правовых актах. Сроки хранения таких документов предлагаются рабочей группой по разработке Примерной номенклатуры дел по результатам анализа предложений территориальных органов или подведомственных организаций и рассматриваются центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) федерального органа государственной власти при обсуждении Примерной номенклатуры дел.