3.2. Составление Указаний по применению Примерной номенклатуры дел

После подготовки основного раздела Примерной номенклатуры дел составляются Указания по ее применению (далее - Указания). Вначале указываются законы, иные нормативные правовые акты и методические рекомендации, на основании которых разрабатывалась Примерная номенклатура дел (приложение N 1). Далее необходимо указать, что Примерная номенклатура направлена на совершенствование организации документов в делопроизводстве территориальных органов федеральных органов государственной власти или подведомственных им организаций, их учета, поиска, определения сроков их хранения.

В Указаниях дается:

- характеристика выбранного принципа схемы построения (структуры) Примерной номенклатуры, состава документов, включенных в разделы и подразделы, их систематизации с учетом положений подпункта 3.1.3;

- описание граф Примерной номенклатуры дел с учетом положений подпункта 3.1.4.;

- порядок исчисления сроков хранения документов (сроки хранения архивных документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством);

- разъяснение о порядке применения положений Примерной номенклатуры дел при разработке индивидуальных номенклатур дел территориальных органов или подведомственных организаций.

В Указаниях рекомендуется отметить, что при составлении индивидуальной номенклатуры дел на основе Примерной номенклатуры дел необходимо учитывать положения локальных нормативных актов, отражающих структуру территориального органа или подведомственной организации, функции структурных подразделений, порядок работы с документами в территориальном органе или подведомственной организации федерального органа государственной власти.

Подготовка индивидуальных номенклатур дел территориальных органов или подведомственных организаций федерального органа государственной власти осуществляется по установленной форме (приложение N 5).