Приложение 14. Акт проверки наличия и состояния дел

Наименование организации

Название ведомственного архива

АКТ УТВЕРЖДАЮ

_______________ N ______________ Внести изменения в учетные

________________________________ документы архива в

(место составления) соответствии с актом, за

исключением пп. 2 и 8.6

проверки наличия и

состояния дел Наименование должности

руководителя организации

________________________________ Подпись Расшифровка

(постоянного, временного подписи

хранения, по личному составу)

Дата

Фонда N ________________________

(название фонда)

Основание проверки _______________________________________________

(плановая, перемещение документов,

стихийное бедствие и т.д.)

Составлен комиссией:

Председатель комиссии ____________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы)

Члены комиссии: ____________________________________________

(наименование должностей, фамилии, инициалы)

Проверка проводилась с ___________________ по ____________________

Проверкой установлено:

1. Всего числится по описям _____________________ дел,

(цифрами и прописью)

в том числе по описям, утвержденным (согласованным)

ЭПК архивного учреждения

______________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

2. Всего не оказалось в наличии

______________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

в том числе по описям, утвержденным (согласованным)

ЭПК архивного учреждения

______________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

3. Имеют литерные номера:

3.1. не учтенные в итоговых записях описей

______________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых

записях описей

______________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

4. Пропущено номеров:

4.1. не учтенных в итоговых записях описей

______________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых

записях описей

______________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим

фондам

______________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в

описи)

______________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

7. Имеется не включенных в описи

______________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных

в описи) имеется в наличии

______________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

из них: 8.1. требующих дезинфекции

______________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

8.2. требующих дезинсекции ___________________ дел

(цифрами и прописью)

8.3. требующих реставрации ___________________ дел

(цифрами и прописью)

8.4. требующих переплета или подшивки

______________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

8.5. требующих восстановления затухающих текстов

______________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

8.6. неисправимо поврежденных

______________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

8.7. требующих обработки

______________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

8.8. выдано во временное пользование

______________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

9. Общая характеристика состояния и условий хранения

документов. Основные отрицательные явления в

состоянии и условиях их хранения.

Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N ...)

Проверку проводили:

Наименование должностей Подписи Расшифровка

подписей

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от ________________ N _________

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда

Наименование организации

Название ведомственного архива

ЛИСТ ПРОВЕРКИ N

наличия и состояния дел фонда N

Наличие дел

Итого: ______________________________ дел

(цифрами и прописью)

Проверку произвели:

Наименование должностей работников,

производивших проверку Подписи

Дата

Форма листа проверки наличия