III. Особенности передачи актовых книг, собранных из записей актов гражданского состояния, составленных в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния

14. Органы, наделенные полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния, в которых хранятся актовые книги, собранные из записей актов гражданского состояния, составленных в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, по истечении срока их хранения передают актовые книги в орган ЗАГС субъекта Российской Федерации, на территории которого данные записи актов гражданского состояния были составлены, для передачи в государственный архив.

Вместе с актовыми книгами передаются справочно-поисковые средства.

Передача актовых книг и справочно-поисковых средств оформляется актом приема-передачи актовых книг и справочно-поисковых средств в орган ЗАГС субъекта Российской Федерации, предусмотренным пунктом 8 настоящего Порядка.

15. Орган ЗАГС субъекта Российской Федерации проводит сверку актовых книг с записями актов гражданского состояния, составленными в форме электронного документа.

16. Если запись акта гражданского состояния, находящаяся в актовой книге, не содержит исправлений и изменений, внесенных в запись акта гражданского состояния, составленную в электронном виде, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, и имеющихся в записи актов гражданского состояния, составленной в форме электронного документа, в запись акта гражданского состояния, находящуюся в актовой книге, вносятся соответствующие исправления и изменения.

Запись о внесении исправлений или изменений в этом случае должна содержать, помимо реквизитов документа, на основании которого они были внесены, также указание на то, что исправления или изменения внесены в запись акта гражданского состояния, находящуюся в актовой книге, в соответствии с записью акта гражданского состояния, составленной в форме электронного документа. Запись о внесении исправлений или изменений заверяется подписью руководителя (уполномоченного им работника) органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и скрепляется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

17. В случае, если в актовых книгах недостает записей актов гражданского состояния либо они повреждены (повреждение бланка, утрата текста), эти актовые книги расшиваются, дополняются копиями на бумажном носителе, соответствующими записям актов гражданского состояния, составленным в форме электронного документа в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния.

18. На листе, содержащем заверительную надпись о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации листов в актовой книге, проставляется отметка о проведении сверки, предусмотренная в пункте 13 настоящего Порядка, которая заверяется подписью руководителя (уполномоченного им работника) органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и скрепляется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Возможно произведение указанной отметки путем проставления соответствующего штампа.

В случае, если актовая книга расшивалась в целях дополнения недостающими записями актов гражданского состояния, замены в ней поврежденных записей актов гражданского состояния, она снова прошивается, нумеруется, заверяется подписью руководителя (уполномоченного им работника) органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и скрепляется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Отметка о проведении сверки в таком случае должна содержать сведения о дополнении актовой книги недостающими записями актов гражданского состояния и замене в ней поврежденных записей актов гражданского состояния.