6.1. Передача дел на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив

Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив - комплекс процедур, имеющих целью комплектование государственных и муниципальных архивов документами Архивного фонда Российской Федерации, осуществляемых в соответствии с планом или в установленные договором сроки.

Государственные (муниципальные) архивы принимают на хранение документы постоянного срока хранения организаций - источников комплектования, а также документы по личному составу в случае ликвидации этих организаций.

Документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, могут передаваться в государственные (муниципальные) архивы на основании договоров с собственниками или владельцами документов (п. 6.2. Правил).

Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив осуществляется:

- в плановом порядке;

- досрочно - при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе организации на основании договора с государственным (муниципальным) архивом (п. 6.5. Правил).

Процесс передачи документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив включает:

- определение срока передачи документов в государственный (муниципальный) архив;

- подготовку документов к передаче в государственный (муниципальный) архив;

- передачу документов в государственный (муниципальный) архив. Срок передачи документов в государственный (муниципальный) архив определяется с учетом сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в архивах организаций до передачи на хранение в государственный (муниципальный) архив, установленных Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ст. 22).

Сроки передачи документов организаций, не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений в государственные (муниципальные) архивы фиксируются в договоре.

Сроки передачи документов конкретной организации в государственный (муниципальный) архив устанавливаются планом приема документов, который составляется каждым государственным (муниципальным) архивом, согласовывается с организациями - источниками комплектования и утверждается руководителем государственного (муниципального) архива (п. 6.6. Правил).

Графическое изображение процесса 6.1. "Передача дел на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив" на схеме 29 приложения N 4.