Приложение N 7. Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)

┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────┐

│ Реквизиты │ Комментарий по заполнению │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┤

│ 1 │ 2 │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┤

│Наименование вида │Заполняется в соответствии с наименованием│

│документа │вида документа │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┤

│Автор │При регистрации поступающих документов│

│(корреспондент) │записывается наименование организации,│

│ │структурного подразделения или должностного│

│ │лица - автора документа. │

│ │При регистрации обращений граждан вводятся│

│ │его имя, отчество, фамилия и адрес. │

│ │При регистрации отправляемых документов│

│ │записывается наименование организации,│

│ │структурного подразделения или должностного│

│ │лица - корреспондента. │

│ │При регистрации ответов на обращения граждан│

│ │вводятся их персональные данные. Допускается│

│ │применение сокращенного наименования│

│ │организации │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┤

│Дата документа │В РКФ переносится дата, присвоенная│

│ │документу организацией - автором документа │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┤

│Регистрационный │В РКФ переносится регистрационный номер│

│номер документа │документа, присвоенный организацией -│

│ │автором документа │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┤

│Дата поступления │Заполняется и переносится в регистрационный│

│ │штамп. При традиционной обработке│

│ │переносится в РКФ из регистрационного│

│ │штампа │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┤

│Индекс поступления │Заполняется и переносится в регистрационный│

│ │штамп. При традиционной обработке│

│ │переносится в РКФ из регистрационного│

│ │штампа │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┤

│Заголовок к тексту │Переносится заголовок к тексту документа.│

│ │При его отсутствии составляется аннотация,│

│ │содержащая ключевые слова │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┤

│Резолюция │В РКФ переносится с документа содержание│

│ │поручения, исполнитель (исполнители), автор│

│ │и дата резолюции │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┤

│Срок исполнения │Проставляется индивидуальный срок,│

│ │содержащийся в резолюции, при его отсутствии│

│ │- типовой срок. При регистрации│

│ │отправляемого документа может записываться│

│ │дата ожидаемого ответа │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┤

│Отметка об │В РКФ переносится регистрационный номер и│

│исполнении │дата созданного документа, ссылка на│

│документа │регистрационный индекс и дату поступившего│

│ │документа или краткая запись решения вопроса│

│ │по существу │

├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┤

│Дело │В РКФ переносится индекс дела в соответствии│

│ │с номенклатурой структурного подразделения,│

│ │в которое помещен исполненный документ │

└───────────────────┴────────────────────────────────────────────┘