4.5. Порядок приема документов в архив органа управления, воинской части, организации системы МЧС России

4.5.1. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив, как правило, не позднее чем через два года после их завершения в делопроизводстве.

4.5.2. Передача дел осуществляется в соответствии с графиком, составленным архивом и утвержденным начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.

4.5.3. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив сотрудники архива предварительно проверяют правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить.

4.5.4. В случае сокращения штата структурного подразделения (без передачи его функций другому структурному подразделению) все текущие дела должны быть закрыты делопроизводством и переданы в архив органа управления, воинской части, организации системы МЧС России в соответствии с номенклатурой дел. При этом номенклатура дел должна быть оформлена в установленном порядке (заполнены все графы и сделаны все необходимые отметки).

4.5.5. Прием документов производится по сдаточным описям лицом, ответственным за архив, в присутствии работника структурного подразделения, сдающего дела.

На обоих экземплярах описи делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив и лица, передавшего дела.

4.5.6. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы (если они имеются). Наименование каждой картотеки включается в опись отдельным пунктом.