4.4. Составление и оформление описей дел, подлежащих передаче в архив органа управления, воинской части, организации системы МЧС России

4.4.1. На все завершенные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в установленном порядке, составляются описи дел.

4.4.2. Описи дел составляются в структурных подразделениях органа управления, воинской части, организации системы МЧС России, где они были заведены.

Описи дел структурного подразделения составляются по установленной форме (приложения NN 3 - 5) в двух экземплярах. По этим описям документы передаются на хранение в архив органа управления, воинской части, организации системы МЧС России (далее - сдаточные описи).

4.4.3. Сдаточная опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией и является одновременно учетным документом и одним из видов научно-справочного аппарата к документам.

4.4.4. Сдаточные описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу.

Описи на дела временного (до 10 лет включительно) хранения составляются в том случае, если дела подлежат приему в архив.

В случае, если за год создается большое количество дел, состоящих из специфических, характерных только для соответствующего структурного подразделения документов (например, научные отчеты по темам, личные дела и т.п.), допускается составление отдельных сдаточных описей на подобные дела.

Дела с грифом ДСП включаются в описи несекретных дел.

4.4.5. Сдаточные описи дел должны быть составлены не позднее, чем через 2 года после завершения дел в делопроизводстве.

В случае, если законченные делопроизводством дела остаются на хранении в структурном подразделении, где были образованы, на более длительный срок, чем указано в п. 4.5.1 (например, личные дела уволенных сотрудников), описи на них составляются и согласовываются в установленном порядке. Отметки о приеме дел в архив проставляются при непосредственной передаче дел на хранение.

4.4.6. Описательная статья сдаточной описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома) по описи; индекс дела (тома), присвоенный ему в делопроизводстве; заголовок дела (тома), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

даты дела (тома);

количество листов в деле (томе);

срок хранения (кроме описей на дела постоянного срока хранения).

4.4.7. Перед внесением в сдаточную опись заголовков дел проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел за соответствующий год.

При просмотре дел проверяются:

соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; при необходимости проводится редактирование заголовков, т.е. вносится дополнительная уточняющая информация о содержании документов (например, дописываются номера приказов, протоколов, актов, указывается конкретный адресат переписки и т.п.);

правильность формирования дела;

правильность оформления документов, включенных в дело;

наличие в деле и правильность заполнения внутренней описи;

правильность оформления обложки дела (приложение N 8);

правильность нумерации листов дела;

наличие и правильность заполнения заверительной надписи дела (приложение N 9);

качество подшивки или переплета дела.

При просмотре личных дел уволенных работников проверяется наличие в каждом деле: подписи и расшифровки подписи работника кадровой службы, оттиска гербовой печати, заверяющих записи в послужном списке; расписки работников в получении личных документов или справки об отсутствии их в личном деле.

Ошибки в формировании или оформлении дел, обнаруженные при просмотре, должны быть исправлены до составления описи.

В случае отсутствия дел, числящихся заведенными по номенклатуре дел структурного подразделения, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в архив вместе со сдаточной описью дел.

4.4.8. Все дела, имеющие отметку "ЭК", "ЭПК", перед составлением описи должны быть просмотрены специалистами для выявления документов, имеющих научную и историческую ценность (обобщающие и аналитические справки; отчеты и докладные записки о значительных событиях и мероприятиях и т.п.). Выявленные документы (по решению экспертной комиссии) выделяются в отдельные дела с постоянным сроком хранения <1>, которые оформляются в установленном порядке и включаются в сдаточную опись. Оставшиеся документы хранятся до утраты ими практического значения, согласно сроку хранения дела, определенному номенклатурой дел, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке. После вынесения решения экспертной комиссией отметка "ЭК", "ЭПК" после срока хранения на обложке дела снимается (зачеркивается одной тонкой чертой).

--------------------------------

<1> В графе "статья перечня" в этом случае пишется "ЭК".

4.4.9. При составлении описи дел следует соблюдать следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел - вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы, затем заголовки дел с плановой и отчетной документацией, далее - заголовки остальных дел, в конце располагаются регистрационно-учетные документы;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый;

в графе "индекс дела" проставляется номер дела по номенклатуре и через косую черту номер тома (если дело состоит из нескольких томов), например: N 1-4/1 и N 1-4/2;

заголовок дела должен отражать содержание документов именно этого дела. При редактировании заголовка вносятся дополнения уточняющего характера (например: в номенклатуре дел заголовок - "Приказы командира войсковой части... по личному составу", на обложке дела отредактированный заголовок - "Приказы командира войсковой части... по личному составу NN 1-45"); личные дела вносятся в опись по алфавиту;

даты начала и окончания дела проставляются по самому раннему и самому позднему документу в деле. Для годовых планов и отчетов датой дела является год на/за который они составлены, для актов (приема-передачи, расследования и т.п.) - дата подписания акта (даты документов, приложенных к акту, не учитываются). Если дата начала и окончания дела совпадает, то в описи она проставляется один раз;

количество листов в деле (томе) проставляется без учета количества листов внутренней описи;

срок хранения и номер статьи перечня, по которому он определялся, для описей дел временного хранения и по личному составу проставляется обязательно;

графа "примечания" может быть использована для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

4.4.10. Порядок расположения дел в сдаточной описи структурного подразделения должен соответствовать порядку их расположения в номенклатуре дел. При отсутствии номенклатуры дел структурного подразделения за период, на который готовится опись, дела в ней должны быть расположены по следующей схеме:

организационно-распорядительные документы (уставы, положения, протоколы заседаний коллегиальных органов, протоколы заседаний и совещаний, приказы, распоряжения, директивы);

плановые документы (планы, сметы);

отчетные документы (отчеты, справки);

другие документы.

Документы по личному составу располагаются в описи в следующем порядке:

приказы по личному составу;

списки личного состава;

книги и карточки учета личного состава;

личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);

лицевые счета;

раздаточные ведомости;

невостребованные трудовые книжки.

4.4.11. При составлении сдаточной описи дел за несколько лет заголовки дел вносятся в соответствующие годовые разделы описи (например, дело, законченное делопроизводством в 2000 году включается в раздел описи за 2000 год).

4.4.12. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а остальные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью, но на каждом новом листе описи заголовок должен воспроизводиться полностью.

4.4.13. В конце описи оформляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью общее количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи, если они есть (перечисляется каждый пропущенный и литерный номер, например: "Литерные NN 5а, 11а. Пропущен N 7"),

4.4.14. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем, согласовывается руководителем структурного подразделения, на которое возложены функции ведения делопроизводства (или лицом, ответственным за работу с документами), и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись до ее утверждения должна быть рассмотрена и одобрена экспертной комиссией.

4.4.15. Сдаточная опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах. Один экземпляр описи остается в структурном подразделении, другой передается в архив для составления архивной описи. Сдаточную опись следует оформлять таким образом, чтобы итоговая запись о количестве внесенных в опись дел, передаточная надпись, а также подписи должностных лиц не оказались на отдельном от текста описи листе.

4.4.16. При ликвидации без правопреемника органа управления, воинской части, организации системы МЧС России составляется сдаточная опись дел за весь период существования данного органа управления, воинской части, организации системы МЧС России (или на все имеющиеся в наличии дела, подлежащие передаче на архивное хранение).

При необходимости к описи составляются оглавление, список сокращений, указатели.