5.1. Требования к помещениям архива

5.1.1. Архив размещается в специально выделенных и приспособленных для хранения документов помещениях.

5.1.2. Размещение архива в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения для хранения документов после его проверки на предмет огнестойкости, долговечности, прочности конструкции, технической укрепленности, наличия отопительных и вентиляционных систем.

Экспертиза проводится комиссией, которая назначается начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России. В состав комиссии должны входить представители архива или структурного подразделения, в состав которого входит архив, а также представители государственных архивов, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб (по согласованию). Результаты экспертизы оформляются актом.

5.1.3. Хранилища архива должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

Не допускается размещение архивов в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещениях, а также в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.

5.1.4. Помещения архива должны быть оснащены противопожарным оборудованием в соответствии с "Правилами пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01-03)", утвержденными приказом МЧС России от 18.06.2003 N 313 (зарегистрирован в Минюсте Российской Федерации 27 июня 2003 г., регистрационный N 4838).

В архиве на видном месте вывешиваются инструкция о мерах пожарной безопасности, план эвакуации документов и имущества на случай пожара.

5.1.5. К помещениям основного назначения архива относятся:

хранилища для хранения документов;

помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;

помещения для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);

рабочие комнаты сотрудников архива.

Допускается многофункциональность отдельных помещений (залов) с выделением перегородками основных и вспомогательных участков.

5.1.6. Хранилища документов архива должны размещаться в изолированных помещениях.

Помещения должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Хранение документов в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2 - 3-кратный воздухообмен в час.

5.1.7. Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагаются вне помещений хранилищ.

5.1.8. Отделка помещений хранилищ проводится с использованием не агрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяются нейтральные, безопасные для документов вещества.

5.1.9. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.

5.1.10. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры, на доступные извне окна устанавливаются запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Ключи в опечатанном пенале передаются на пульт охраны или в специально отведенное для хранения ключей место. Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Наличие второго (запасного) комплекта ключей обязательно. Хранение их осуществляется также в опечатанном пенале в месте, отведенном для хранения дубликатов ключей. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.