5.2. Режимы хранения документов

5.2.1. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха 50 - 55%; для пленочных материалов - черно-белых (не выше 15 °C и 40 - 50%) и цветных (не выше 5 °C и 40 - 50%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 8 - 18 °C и 45 - 65%.

5.2.2. Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80 - 90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).

5.2.3. Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения - ежедневно.

5.2.4. Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале (приложение N 10).

5.2.5. Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

5.2.6. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

5.2.7. Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.

Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяются хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п.

Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

5.2.8. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20 - 50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс).

5.2.9. Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.

5.2.10. В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

5.2.11. Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

5.2.12. В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.

5.2.13. В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т.п.).

5.2.14. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.

При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.

5.2.15. При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.

5.2.16. В случае возникновения пожара, наводнения, при обнаружении проникновения в архив посторонних лиц и т.д., принимаются меры по спасению и охране документов.

5.2.17. Для выяснения причин происшествия, определения физического состояния документов и проверке их наличия начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России назначается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом.

5.2.18. В целях предупреждения случаев утраты, порчи, гибели документов при чрезвычайных ситуациях архивом разрабатывается план мероприятий по эвакуации и укрытию документов, в котором должно быть предусмотрено:

порядок и место эвакуации и укрытия документов;

перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2, 3 очереди;

списки работников, ответственных за эвакуацию документов;

меры по охране документов в местах эвакуации и укрытия.

План мероприятий утверждается начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России и после согласования с соответствующими службами.