4.8. Организация работы с обращениями граждан

4.8.1. Работа с обращениями граждан в центральном аппарате Росреестра осуществляется в соответствии с федеральными законами от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Правилами подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, а также Государственной корпорации по атомной энергии "Росатом" и ее должностных лиц, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16 августа 2012 г. N 840, а также приказом Росреестра от 26 августа 2015 г. N П/450 "Об утверждении Инструкции об организации работы с обращениями и личного приема граждан в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии" с учетом особенностей, указанных в настоящем подразделе.

4.8.2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающих в центральный аппарат Росреестра обращений граждан осуществляется отделом по организации работы с обращениями и приема граждан Административного управления.

4.8.3. При первичном поступлении обращения гражданина ему присваивается регистрационный номер в течение 3 рабочих дней с даты поступления в Росреестр. Регистрация последующих обращений от одного и того же гражданина осуществляется под тем же регистрационным номером с добавлением порядкового номера обращения в хронологическом порядке.

Регистрационный номер обращения оформляемся следующим образом:

N 0000-xx/yy-zz, где:

"0000" - регистрационный номер первичного обращения;

"xx" - порядковый номер обращения;

"yy" - две последние цифры года, в котором поступило первое обращение гражданина;

"zz" - две последние цифры года, в котором поступило последнее обращение гражданина, например: N 0026-331/12-16.

4.8.4. При регистрации обращения гражданскими служащими отдела по организации работы с обращениями и приема граждан в электронную карточку вносятся:

регистрационный номер (присваивается автоматически после оформления электронной карточки в полном объеме);

дата регистрации (присваивается автоматически после оформления электронной карточки в полном объеме);

фамилия имя и отчество (последнее - при наличии) заявителя, его почтовый адрес и (или) адрес электронной почты, телефон;

сведения об отправителе (указываются сведения об адресанте: наименование органа, исходящий регистрационный номер, дата регистрации сопроводительного письма, автор указания по исполнению документа, входящее указание по исполнению, срок рассмотрения (при необходимости);

вид обращения (указывается канал поступления);

форма обращения;

признак обращения;

дата обращения;

примечание (заполняется при необходимости);

особые отметки (при необходимости);

тематика документа (справочник основных вопросов);

краткое содержание;

количество листов обращения, приложений к нему и их тип;

объект (место решения);

рассмотритель (указывается фамилия и инициалы заместителя руководителя Росреестра (или начальника структурного подразделения), которому направлено обращение);

вид контроля ("Контроль" или "Особый контроль") и дата исполнения (указывается в зависимости от вида обращения).

4.8.5. На лицевой стороне первого листа обращения гражданина проставляется штамп, в котором указываются входящий номер и дата регистрации (приложение N 43).

4.8.6. В случае если обращение поставлено на особый контроль, на лицевой стороне первого листа обращения проставляется штамп "Особый контроль", если обращение поступило из Администрации Президента Российской Федерации - дополнительно проставляется штамп о необходимости размещения информации о рассмотрении обращения на закрытом информационном портале ССТУ.РФ (приложение N 43).

4.8.7. Рассмотрение обращения

При подготовке указания о рассмотрении обращения гражданина в реквизитах указываются ответственный исполнитель, соисполнители (при необходимости), предмет поручения и отметка о контроле с указанием срока исполнения поручения, который не должен превышать срок исполнения, установленный при регистрации обращения.

При отправке ответа на обращение или поручение по обращению в указании по исполнению заполняется графа "Ход исполнения", в которой указываются реквизиты документа, на основании которого обращение или поручение по нему может считаться исполненным, а также дата фактического исполнения. Далее указание по исполнению переводится в статус "Исполнено". По итогам исполнения и перевода в статус "Исполнено" обращение автоматически снимается с контроля. Для полного завершения работы с обращением в СЭД Росреестра оно переводится в статус "В дело".

Обращения, поставленные на особый контроль, снимаются с контроля сотрудниками отдела по организации работы с обращениями и приема граждан после перевода обращения исполнителем по нему в статус "Исполнено". Перевод обращения в статус "В дело" осуществляется структурным подразделением, ответственным за рассмотрение обращения, после его снятия с особого контроля.

В случае ошибочной регистрации обращения гражданские служащие отдела по организации работы с обращениями и приема граждан подают заявку в службу технической поддержки СЭД Росреестра об удалении данного номера.

4.8.8. Прием граждан

Запись граждан на личный прием к должностному лицу центрального аппарата Росреестра производится в журнале личного приема граждан в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии (приложение N 44).

В ходе личного приема гражданина должностным лицом, осуществляющим прием, заводится карточка личного приема (приложение N 45), которая по итогам приема передается в отдел по организации работы с обращениями и приема граждан.

В случае если в ходе личного приема гражданину были даны устные разъяснения и письменного ответа не требуется (о чем делается отметка в карточке личного приема), карточка личного приема не регистрируется, а подшивается в соответствующее номенклатурное дело отдела по организации работы с обращениями и личного приема граждан.

Если гражданин оставил письменное или устное обращение (краткое содержание которого отражается в карточке личного приема) и им проставлена отметка о необходимости предоставления ему письменного ответа, карточка личного приема и письменное обращение (при наличии) передаются в отдел по организации работы с обращениями и приема граждан для регистрации (пункты 4.8.5 - 4.8.7).

Если рассмотренные в ходе личного приема вопросы не относятся к компетенции должностного лица, проводившего прием (структурного подразделения, должностное лицо которого проводило личный прием), в карточке личного приема им делается отметка о необходимости передать обращение гражданина с личного приема на рассмотрение в то структурное подразделение, к компетенции которого относятся указанные в обращении вопросы.

4.8.9. На обращение, поступившее впервые (первичное), заводится производство, в которое подшиваются все касающиеся его документы и материалы (обращение - оригинал или копия, приложения к нему, поручения или запросы в территориальные органы и подведомственные организации Росреестра, полученная от них информация и копии ответов заявителю, окончательный ответ заявителю, подготовленный структурным подразделением, и пр.).

4.8.10. После отправки ответа заявителю обращение списывается в дело исполнителем по документу либо гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

4.8.11. Все последующие обращения одного и того же заявителя подшиваются в первоначально заведенное производство в хронологическом порядке.

4.8.12. Законченные производства по обращениям граждан формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела хранятся в структурных подразделениях-исполнителях в течение 5 лет со дня последнего обращения, по истечении срока хранения - сдаются в архив Росреестра для дальнейшего уничтожения.