3. Организация контроля и сроки исполнения служебных документов

3. Организация контроля и сроки исполнения

служебных документов

3.1. Организация контроля исполнения включает в себя: постановку документа на контроль, предварительную проверку, контроль прохождения документа, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ прохождения и результатов исполнения документов, информирование руководства Министерства и руководителей структурных подразделений Министерства в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

3.2. Контроль исполнения документов осуществляется централизованно отделом контроля за исполнением Административно - контрольного департамента.

Контролю подлежат все требующие исполнения (содержащие поручения) документы, поступающие от Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, других органов государственной власти, а также любые другие документы, поставленные на контроль в соответствии с указаниями (резолюциями) Министра, заместителей Министра.

При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка в виде штампа "Контроль" и указывается срок исполнения. Контроль исполнения документов осуществляется на базе регистрационных данных.

3.3. Контроль исполнения документов, поступающих непосредственно заместителям Министра и руководителям структурных подразделений Министерства из Административно - контрольного департамента, осуществляется сотрудниками приемных заместителей Министра и структурных подразделений Министерства, отвечающими за делопроизводство, в сроки, указанные в резолюциях соответствующих руководителей Министерства и установленные настоящей Инструкцией.

3.4. Контроль за выполнением приказов, решений коллегии и других внутренних документов Министерства осуществляется Административно - контрольным департаментом и сотрудниками структурных подразделений Министерства, отвечающими за делопроизводство, исходя из содержания поручений в этих документах.

3.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, определяемых законодательством и настоящей Инструкцией.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения с пометкой "срочно" - в 3-дневный срок;

с пометкой "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по запросам Председателя Совета Федерации и Председателя Государственной Думы и их заместителей - не позднее чем через 15 дней со дня получения;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее чем через 30 дней со дня получения;

по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование, - до 10 дней;

по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации: без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;

по обращениям граждан, поступившим в федеральный орган исполнительной власти и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Если в правительственном поручении право созыва принадлежит другому органу государственной власти, то при установлении срока исполнения данного поручения он уменьшается на 5 - 7 рабочих дней, а при исполнении поручений с пометками "срочно" и "оперативно" - до истечения 3-дневного и 10-дневного срока соответственно.

Дата исполнения документа указывается в резолюции руководства Министерства и фиксируется в регистрационно - контрольной карточке.

3.6. При необходимости изменения срока исполнения документа, поставленного на контроль в Административно - контрольном департаменте, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до его истечения представляет на имя Министра, заместителя Министра, подписавшего резолюцию, мотивированную просьбу о продлении срока исполнения.

Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае за подписью Министра направляется письмо автору поручения с мотивированными обоснованиями о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие письма представляются не позднее чем в 10-дневный срок от даты подписания поручения.

Сроки поручений с отметками "Срочно" и "Оперативно" не продлеваются.

О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует Административно - контрольный департамент для внесения необходимых изменений.

Приостанавливать и отменять исполнение документов имеют право только вышестоящие органы или федеральный орган (организация) - автор документа.

3.7. Документы, поставленные на контроль, считаются исполненными и снимаются с контроля:

поручения вышестоящих органов - после представления предложений - в этот орган, предусматривающие полное выполнение решений, содержащих в резолюции и списании "в дело" подлинника поручения;

запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - после направления депутатам исчерпывающих ответов по существу поставленных вопросов;

поручения руководства Министерства по письмам федеральных органов исполнительной власти и организаций - после рассмотрения поставленных в них вопросов и направления в соответствующие органы ответов по существу;

поручения, содержащиеся в приказах, решениях и протоколах коллегии и оперативных совещаний у Министра, - после доклада руководству соответствующих предложений.

3.8. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и списании его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя и руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.9. Полную ответственность за исполнение документа в срок и полноту содержания несет должностное лицо, обозначенное в резолюции руководства Министерства первым.

3.10. Административно - контрольный департамент еженедельно направляет справочные материалы о состоянии исполнительской дисциплины по текущим поручениям, по поручениям, стоящим на контроле и подлежащим исполнению в следующие 2 недели, заместителям Министра и руководителям структурных подразделений Министерства. Ежемесячно Административно - контрольный департамент готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Министерстве, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства в установленные им сроки или по запросам.