2.1.1.1. Подсистема электронного документооборота

Средства управления документационным обеспечением решают задачи управления жизненным циклом документов учреждения и обеспечивают:

- процесс корпоративного документооборота, включая подготовку и согласование документов;

- поддержку деятельности канцелярии и секретариата;

- организацию делопроизводства и контроля исполнения в структурных подразделениях, включая табельный учет рабочего времени сотрудников;

- защиту и сохранность документов;

- текущее и долговременное хранение документов;

- юридическую значимость документов.

Подсистема управления корпоративным документооборотом обеспечивает решение комплекса прикладных задач в части управления документационным обеспечением (документами) на всех этапах жизненного цикла документа:

- создание документа, включая согласование и утверждение;

- включение документа в систему;

- публикация документа;

- исполнение документа;

- текущее хранение.

Стадия текущего хранения документа включает следующие процессы:

- постановку документа на архивный учет и формирование дел,

- обеспечение доступа к документу,

- контроль сроков хранения,

- экспертизу ценности,

- передача на хранение в архив организации или выделение к уничтожению в связи с истечением срока хранения (выбытие документа).