2.1.1.4. Подсистема работы коллегиальных органов

2.1.1.4. Подсистема работы коллегиальных органов <12>

--------------------------------

<12> Традиционно при дирекции архива на правах совещательных органов с привлечением представителей других организаций и научной общественности создаются:

- Научный совет для коллегиального рассмотрения вопросов научно-исследовательской и публикаторской работы;

- Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) для рассмотрения вопросов экспертизы ценности документов;

- Методическая комиссия для рассмотрения вопросов научно-методического обеспечения деятельности архива;

- Комиссия по рассекречиванию архивных документов для рассекречивания и снятия ограничений по использованию документов в соответствии с действующим законодательством.

Из перечисления названий этих совещательных органов становится очевидным, что их функционал тесно связан с блоком основной архивной деятельности.

Подсистема работы коллегиальных органов позволяет:

- вести списки членов коллегиального органа и статусов каждого из них;

- осуществлять планирование проведения заседаний (календарный и тематический планы);

- готовить повестку дня и материалы к заседанию комиссии (доклады, информационные сообщения, справочно-информационные материалы);

- осуществлять оповещение членов коллегиального органа о месте, времени и повестке дня заседания;

- организовывать ознакомление членов органа с материалами к заседанию;

- разрабатывать регламент заседания;

- осуществлять процедуру ведения заседания (в том числе в удаленном режиме);

- осуществлять документирование работы коллегиального органа (оформление документальных материалов, протоколирование, стенографирование, аудиозапись - при необходимости);

- осуществлять ознакомление членов коллегиального органа с решениями;

- направлять решение на исполнение в другие подразделения архива (другие организации);

- контролировать исполнение решения;

- формировать отчетные формы;

- вести архив текущей документации и заседаний.