2. Категории документов, работа с которыми осуществляется в САД

2. КАТЕГОРИИ ДОКУМЕНТОВ, РАБОТА С КОТОРЫМИ

ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ В САД

2.1. Программное обеспечение САД предусматривает обработку различных видов документов в привязке к трем типам регистрационных карточек (РК):

РК входящих документов;

РК исходящих документов;

РК внутренних документов.

Принятая в Службе классификация документов в привязке к типам РК отражена в классификаторе САД "Группы документов", который может дополняться по мере распространения САД на работу с другими видами документов.

2.2. Документооборот Службы составляют входящие, исходящие и внутренние документы.

2.3. Входящие документы на имя руководителя Службы и исходящие документы, подписанные руководителем Службы, регистрируются в службе делопроизводства в САД Службы ("Кабинет руководителя", "Центральная картотека").

2.4. Входящие документы на имя заместителей руководителя Службы и исходящие из Службы документы, подписанные заместителями руководителя Службы, регистрируются работниками, ответственными за ведение делопроизводства в приемных заместителей руководителя Службы в САД (кабинеты и картотеки соответствующих заместителей).

2.5. Входящие документы на имя руководителей подразделений Службы и исходящие из Службы документы, подписанные руководителями подразделений Службы, в том числе внутренняя переписка по центральному аппарату, регистрируются работниками, ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях в САД (кабинеты и картотеки соответствующих структурных подразделений).

2.6. К внутренним документам относится переписка между подразделениями Службы (в частности, письма, служебные записки и т.п.), а также организационно-распорядительные документы и поручения руководства Службы. Внутренние документы регистрируются работниками, ответственными за ведение делопроизводства подразделения, создавшего документ, в своем кабинете САД. Их отличительным признаком является классификационный индекс структурного подразделения, проставляемый перед порядковым номером документа.

2.7. Организационно-распорядительные документы Службы регистрируются службой делопроизводства в САД ("Кабинет руководителя", "Центральная картотека") как внутренние документы. Их отличительным признаком являются индексы, проставляемые перед порядковым номером соответствующего вида документов.

2.8. Регистрируемым документам в САД автоматически присваивается сквозная нумерация.