Приложение N 34. Основные виды работы службы делопроизводства и работников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях, в области организации документооборота

┌────────────────────────┬────────────────────────────────────────────────┐

│ Показатели │ Основные виды работы │

├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤

│Объем документооборота │Регистрация документов: │

│(входящие, исходящие и │поступающих на бумажном носителе (заполнение │

│внутренние документы), │регистрационных карточек САДД, простановка и │

│количество зарегистри- │заполнение регистрационных штампов на │

│рованных документов │документах); │

│ │поступающих в электронной форме (аутентификация │

│ │документов, заполнение регистрационных карточек │

│ │САДД, при необходимости распечатка документов на│

│ │бумажном носителе, простановка и заполнение │

│ │регистрационных штампов); │

│ │исходящих и внутренних документов на бумажном │

│ │носителе и в электронной форме (заполнение │

│ │регистрационных карточек САДД, ввод электронного│

│ │файла в САДД) │

├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤

│Количество документов │Предварительное рассмотрение документов (распре-│

│ │деление документов на подлежащие передаче на │

│ │рассмотрение руководству и на подлежащие переда-│

│ │че на исполнение непосредственно в структурное │

│ │подразделение) │

├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤

│Количество документов, │Оценка содержания документа, подготовка проекта │

│прошедших предваритель- │указания, при необходимости справочно-информа- │

│ное рассмотрение │ционная работа по зарегистрированным ранее │

│ │документам │

├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤

│Количество поручений, │Внесение поручений, проектов поручений в САДД │

│проектов поручений │ │

├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤

│Указатель на рассылку, │Заполнение учетных форм для передачи на │

│реестр, запись в журнале│исполнение документов на бумажном носителе (при │

│учета передачи │необходимости ведения учета передачи всех или │

│документов │отдельных категорий документов) │

├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤

│Время доставки │Доставка документов с использованием возмож- │

│ │ностей курьерской и других видов связи внутри │

│ │Службы │

├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤

│Сводка, справка │Составление сводок и анализ данных по │

│ │документообороту │

├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤

│Количество информацион- │Работа по контролю исполнения с использованием │

│ных запросов, количество│САДД (получение сведений о ходе и результатах │

│исполненных поручений, │исполнения, напоминания о сроках исполнения │

│количество напоминаний │документов, информирование руководителей о │

│по контролю, справка, │состоянии исполнительской дисциплины, снятие │

│сводка │документов с контроля, составление сводок, │

│ │обобщение и анализ результатов контроля │

│ │исполнения) │

├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤

│Количество подготовлен- │Методическое и организационное обеспечение рабо-│

│ных документов │ты (составление планов и отчетов, положений, │

│ │должностных инструкций, методик, правил выпол- │

│ │нения отдельных видов работ, консультирование и │

│ │др.), в том числе по вопросам использования САДД│

├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤

│Количество проверок, │Проведение проверок организации работы с │

│консультаций │документами в структурных подразделениях и │

│ │подведомственных организациях │

├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤

│Запрос, справка, сводка │Справочно-информационная работа, поиск сведений │

│ │и документов в САДД, сообщение информации (в том│

│ │числе по телефону) по вопросам, входящим в │

│ │компетенцию службы ДОУ │

├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤

│Количество позиций в │Составление номенклатуры дел и ее ведение в САДД│

│номенклатуре │ │

├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤

│Количество сформирован- │Формирование и оформление дел │

│ных и оформленных дел │ │

├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤

│Количество описательных │Составление описей, подготовка дел к передаче в │

│статей описи, количество│архив │

│подготовленных к │ │

│передаче дел │ │

├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤

│Количество машинописных │Машинописные работы (техническое оформление │

│страниц │документов) │

├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤

│Количество позиций │Ведение справочников САДД │

│справочника │ │

├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤

│Количество заказов, │Оперативное тиражирование документов │

│количество копий │ │

├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤

│Количество отсканирован-│Сканирование и распознавание изображений и │

│ных страниц │текстов документов │

├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤

│Количество электронных │Ввод файлов документов в автоматизированную │

│образов документов │систему документооборота или архива │

├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤

│Количество входящих │Экспедиционная обработка входящих документов │

│документов, прошедших │(прием корреспонденции, проверка целостности │

│экспедиционную обработку│упаковки и вложений, правильности адресования, │

│ │вскрытие конвертов, систематизация документов на│

│ │регистрируемые и нерегистрируемые, оформление │

│ │реестров на передачу документов) │

├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤

│Количество исходящих │Экспедиционная обработка исходящих документов │

│документов, прошедших │(получение исполненных документов, проверка │

│экспедиционную обработку│правильности оформления документов, наличия │

│ │приложений, сортировка отправляемых документов │

│ │по адресам и видам почтовых отправлений, │

│ │проставление адреса на конверте, фальцовка и │

│ │вложение документов в конверты, заклеивание │

│ │конвертов, маркировка конвертов, составление │

│ │реестров) │

└────────────────────────┴────────────────────────────────────────────────┘