Проверка наличия и состояния дел и организация розыска необнаруженных дел, документов

Проверка наличия и состояния дел и организация розыска

необнаруженных дел, документов

57. Проверка наличия и состояния дел проводится в целях установления соответствия фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.

Проверки наличия и состояния дел проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

В архиве плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится:

уникальных документов - ежегодно;

особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет;

аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет;

кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года.

Цикличность проверки наличия часто используемых архивных документов проводится не реже одного раза в 5 лет.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене руководителя архива, заведующих архивохранилищами (лиц, ответственных за архивохранилища) проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех дел архива или их отдельных частей (групп).

В начале проверки наличия и состояния дел проводится выверка учетных документов, которая включает: установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей. Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы.

Проверку наличия и состояния дел в архиве проводят два государственных служащих, работника архива.

При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно.

Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.

При проверке наличия и состояния дел необходимо:

сохранять порядок расположения архивных дел, документов на стеллажах и первичных средствах хранения;

помещать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно размещенные единицы хранения данного архивного фонда;

изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать государственному служащему, работнику архива неправильно размещенные единицы хранения других архивных фондов;

изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

изымать единицы хранения, не внесенные в опись (книгу учета и описания), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководителем архива.

Единицы хранения, не внесенные в опись, после проверки наличия и состояния дел вносятся под литерными номерами в соответствующий раздел описи и составляется акт о технических ошибках в учетных документах.

В ходе проверки наличия и состояния дел не допускается:

вносить в опись (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;

делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях и других учетных документах.

58. Результаты проверки наличия и состояния дел и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 4) и в акте проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 5).

Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния дел недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке архивных документов в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.

В графах 1 - 15 листа указываются сведения о наличии дел, в графах 16 - 24 - о состоянии дел.

Графы 1, 2, 3 - 6, 10 заполняются в процессе подготовительной работы по проверке учетных документов.

В графе 2 количество дел указывается на основании последней общей итоговой записи в описи.

В графу 11 вносятся номера дел, не оказавшихся в наличии в момент проверки.

В графу 3 вносятся все литерные номера, если они не учтены в итоговой записи описи, т.е. не вошли в общее количество архивных документов по описи.

В графу 4 вносятся все литерные номера, если они не перечислены в итоговой записи, хотя в общем количестве архивных документов они учтены.

В графе 5 перечисляются пропущенные номера, если они не были учтены при подсчете общего количества архивных документов в итоговой записи.

В графе 6 перечисляются пропущенные номера, которые были учтены при подсчете общего количества архивных документов, но не перечислены в итоговой записи.

Графа 10 заполняется на основании документов о выдаче архивных документов во временное пользование.

Графа 12 заполняется после завершения сверки наличия архивных документов с описью, в ней указывается только количество архивных документов по данной проверяемой описи, фактически имеющихся в наличии. В это количество не включаются архивные документы, обнаруженные неописанными (не учтенными по данной описи).

Графы 14 - 15 и 22 - 23 введены в форму листа на случай, если при проверке возникает необходимость отразить какие либо другие недостатки в наличии и состоянии архивных документов (несколько архивных документов за одним номером; архивные документы внесенные в опись дважды; архивные документы по мнению проверяющих, не относящиеся к данному архиву; архивные документы, числящиеся выбывшими, но оказавшиеся на месте; и т.д.). Количество таких граф может быть увеличено или уменьшено в зависимости от потребности.

59. На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния дел при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 6); акт об обнаружении архивных документов (приложение N 7); акт о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 8) и другие акты.

Проверяется также правильность записей в книге (журнале) учета поступления архивных документов (приложение N 9).

По окончании проверки наличия и состояния дел в конце описи (книги учета и описания) помещается оттиск штампа "Проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку.

В случае обнаружения в итоговой записи описи (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, составляется новая итоговая запись.

На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния дел единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов. Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажных носителях или в автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных архивных документов.

Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния архивных документов.

Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

После проверки наличия и состояния дел коробки с архивными документами опечатываются.

Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния дел, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в учреждениях и органах ФСИН России и других учреждениях, органах и организациях, Руководители территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России вправе продлить срок розыска архивных документов на основании докладной записки руководителя архива.

В ходе розыска выполняются следующие мероприятия:

старые описи сверяются с описями, по которым проводилась проверка, для выявления возможных ошибок в подсчете, установления номеров и заголовков архивных документов, выделенных к уничтожению и переданных в другие фонды как непрофильные:

анализируются заголовки необнаруженных архивных документов и итоговые записи в описях проверяемого архивного фонда для выявления архивных документов, включенных в опись дважды или включенных в другую опись данного архивного фонда под другим номером;

изучается дело фонда, в первую очередь - имеющиеся акты о выделении к уничтожению архивных документов, ранее составленные акты проверки наличия и состояния дел проверяемого архивного фонда;

проверяются документы о выдаче архивных документов во временное пользование;

изучаются архивные документы, аналогичные по содержанию с необнаруженными, подвергавшиеся ранее описанию, реставрации или переплету, для выявления возможных допущенных ошибок при формировании, систематизации и описании архивных документов;

проверяются архивные документы находящихся рядом архивных фондов для обнаружения неправильно размещенных архивных документов;

организуется поиск необнаруженных архивных документов в учреждениях и органах ФСИН России - источниках комплектования для возможного выявления включенных в опись, но не переданных на хранение архивных документов;

организуется поиск необнаруженных архивных документов в других архивах, которым передавались непрофильные фонды.

В случае необнаружения архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, их розыск осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации о государственной тайне с представлением информации о ходе и результатах розыска необнаруженных дел, документов в управление делами ФСИН России.

Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются государственному служащему, работнику архива, который возвращает их на место. В листе проверки в графе "Примечание" в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью руководителя архива.

Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.

На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 10), и подробная справка о проведении розыска (справка подписывается руководителем архива и государственными служащими, работниками архива, проводившими розыск), которые вместе с актом проверки наличия и состояния дел направляются: архивом центрального аппарата ФСИН России - в Росархив, архивами территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России - в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

Справка приобщается к акту о завершении розыска дел (приложение N 11). Карточки на найденные дела из картотеки необнаруженных дел изымаются и уничтожаются.

Составляется акт о завершении розыска дел и вносятся изменения во все учетные документы.

Решение о снятии архивных документов с учета оформляется:

для архива центрального аппарата ФСИН России - распоряжением директора ФСИН России на основании письменного разрешения Росархива;

для архивов территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России распоряжением руководителя территориального органа и образовательного учреждения ФСИН России на основании письменного разрешения органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

В картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии архивных документов с учета.

В сроки, установленные руководителем архива, систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия и состояния дел, документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года. Результаты указанных проверок оформляются:

при подтверждении наличия архивных документов - в виде докладной записки государственного служащего, работника архива, ответственного за организацию проверки;

при отсутствии каких-либо дел без документированного обоснования - в установленном порядке.

При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.

По результатам проверки наличия и состояния архивных документов с учетом предложений экспертной комиссии, руководитель учреждения или органа ФСИН России, руководитель архива принимают необходимые меры к обеспечению режима хранения архивных документов.

Выявленные при проверке наличия и состояния дел факты недостачи архивных документов, грубых нарушений их учета, обеспечения сохранности и режима секретности, которые могут привести к утечке секретной информации или утрате архивных документов, рассматриваются как чрезвычайные происшествия, о них докладывается руководителю учреждения или органа ФСИН России для принятия соответствующих мер.

Руководитель архива представляет в архив центрального аппарата ФСИН России заверенные копии актов о неисправимых повреждениях архивных документов, о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, вместе со справкой о проведении розыска, а при необходимости и материалами служебного расследования по факту утраты архивных документов.

Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого архивного фонда и представления соответствующих сведений об архивных документах постоянного хранения в соответствующий государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей, утвержденных экспертной комиссией.