Система учетных документов архивов

93. Система учетных документов архива - комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

94. Учет документов в архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов определены Инструкцией и обязательны для каждого архива. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.

95. Основными (обязательными) учетными документами в архиве являются:

журнал (книга) учета поступления и выбытия архивных документов;

список фондов (приложение N 19);

лист фонда (приложение N 20);

лист учета аудиовизуальных документов;

опись;

реестр описей (приложение N 21);

паспорт архивохранилища;

лист учета и описания уникального документа;

список фондов, содержащих особо ценные документы;

опись особо ценных дел, документов;

реестр описей особо ценных дел, документов;

книга (журнал) учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (приложение N 22);

опись страхового фонда (приложение N 23);

дело фонда - содержит комплекс документов по истории учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя и архивного фонда, ведется на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд;

лист-заверитель дела - для учета количеств листов в деле.

Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и архивных документов учреждений и органов ФСИН России в архиве ежегодно составляют паспорт архива, хранящего управленческую документацию на 1 декабря 20.. г. (приложение N 24).

96. В состав вспомогательных учетных документов архива входят: карточки и книги (журналы) движения архивных фондов, описей; книги (журналы) учета архивных документов, переданных в другие архивы; книги (журналы) учета архивных фондов и документов, выделенных к уничтожению; книги (журналы) повидового учета архивных документов и др.

Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.

Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителе.

97. Учет электронных документов (ЭД) осуществляется в соответствии с требованиями и по учетным формам Инструкции.

Сведения о каждой единице учета ЭД вводятся в учетную базу данных ЭД или в учетную карточку единицы учета электронных документов (ЭД) (приложение N 25).

ЭД учитываются в составе архивного фонда учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем ЭД указывается в мегабайтах (Мб).

Изменения количества единиц хранения и/или информационного объема ЭД в результате перезаписи на новые носители или конвертирования фиксируется в акте о миграции и перезаписи электронных документов (приложение N 26), в новой итоговой записи описи, листе фонда, пояснительной записке к паспорту архива.

За единицу учета ЭД принимается единица хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (тест, гипертекст, мультимедийный объект, базу данных, банк данных, базу знаний), а также сопроводительная документация.

За единицу хранения ЭД принимается физически обособленный носитель (дискета, жесткий диск, компакт-диск и др.) с сопроводительной документацией.

Поступления ЭД на архивное хранение учитываются в общей книге (журнале) поступления и выбытия документов. Количество документов каждого поступления или выбытия, а также в ежегодных и нарастающим итогом записях указывается дробью: в ед.учета/ед.хр./Мб. В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться книга (журнал) учета поступления и выбытия электронных документов (приложение N 27) и книга (журнал) учета миграций и перезаписей электронных документов (приложение N 28).