Опись дел, документов

165. Опись состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета (см. п. 156), итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета.

Описательная статья описи включает:

порядковый номер единицы хранения/единицы учета;

делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;

заголовок единицы хранения/единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения;

язык, указание на подлинность, копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности.

Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения, единицы учета.

Заголовок дела составляется в соответствии с установленными требованиями.

Дополнительно к заголовку дела составляется аннотация (краткая характеристика) на:

особо ценные документы;

архивные документы, которые могут быть предметом самостоятельного поиска, наличие которых в данном деле не может быть определено по его заголовку;

документы-приложения к основному архивному документу;

архивные документы учреждений или органов ФСИН России - фондообразователей;

архивные документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие иное справочное значение.

В аннотации указываются вид, автор, адресат, содержание и дата документа, а при необходимости также другие сведения.

Данные о физическом состоянии, степени полноты, внешних и других особенностях документов дела приводятся на карточке после заголовка и аннотации для последующего включения в графу описи "Примечание".

Крайние даты архивных документов дела обозначаются в соответствии с установленными требованиями.

Архивные документы вносятся в опись по году их заведения или поступления в производство данного учреждения или органа ФСИН России.

Если в описи за конкретный год имеется дело, содержащее архивные документы за несколько лет, в конце каждой из описей последующих лет, за которые имеются документы в данном деле, перед итоговой записью делается ссылка на номер соответствующей описи и номер этого дела: "Документы за ... год имеются также в д. N ... оп. N ...".

Если опись состоит в значительной части из дел, находившихся в производстве в течение нескольких лет или содержащих архивные документы за несколько лет, эта особенность формирования дел указывается в предисловии к описи дел и отражается в названии описи "Опись дел за ... годы".

В графе "Примечание" описи указываются особенности физического состояния архивных документов, внешнего оформления дел, наличие микрофильмов, других копий архивных документов и так далее.

В описи единицы хранения/единицы учета учитываются в соответствии с их систематизацией за порядковыми учетными номерами.

Каждый том архивного дела учитывается в описи как отдельная единица хранения под самостоятельным архивным номером.

После присвоения поступившим на хранение делам архивных номеров на обложке каждого дела проставляется сокращенное наименование архива и архивный шифр дела, включающий номер архивного фонда, номер описи, номер дела и при необходимости номер тома. Архивный шифр проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и верхнем правом углах, на темных обложках дел для проставления шифра делается наклейка из светлой бумаги.

Дополнительные поступления архивных дел в зависимости от их количества могут быть внесены: в конец составленной описи, в соответствующий годовой раздел описи под литерными номерами, но не более 10 - 15 архивных дел, при большем количестве архивных дел - в новую опись. Литерный номер состоит из номера архивного дела, непосредственно за которым включается в опись дополнительное архивное дело, и буквенного обозначения в алфавитном порядке, начиная с буквы "А".

О наличии в описи литерных и пропущенных номеров указывается в итоговой записи к описи.

При повторной сдаче архивного личного дела государственного служащего, работника учреждения или органа ФСИН России, выбывшего ранее по акту об изъятии его из архива, этому архивному личному делу присваивается новый архивный номер.

В справочный аппарат описи входят:

титульный лист описи;

содержание (оглавление), если опись имеет разделы;

предисловие;

список сокращений;

переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи);

указатели.

На титульном листе описи помещаются следующие данные: полное наименование архива; наименование архивного фонда; номер архивного фонда; наименование и номер описи; крайние даты внесенных в опись архивных документов.

На титульном листе описи наименование архивного фонда пишется в виде официального наименования учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя со всеми его переименованиями, сокращенными названиями (в скобках), изменениями подчиненности и дислокации, относящимися к периоду, за который дела включены в опись, в хронологической последовательности. При большом количестве переименований учреждений и органов ФСИН России - фондообразователей составляется лист переименования.

На титульном листе описи, в которую внесены дела за несколько лет с перерывами, проставляются только те годы, за которые имеются архивные документы.

В оглавлении описи перечисляются с указанием номеров соответствующих листов: предисловие; список сокращений; названия разделов и подразделов описи; переводные таблицы архивных шифров; указатели к описи, если они подшиты вместе с ней.

166. Предисловие составляется либо к каждой описи, либо общее ко всем описям архивного фонда, так и к отдельной описи.

В предисловии ко всем описям архивного фонда кратко излагаются:

история учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя, изменения его наименований, функций, структуры, подчиненности;

история архивного фонда;

краткая характеристика состава и содержания архивных документов архивного фонда (с выделением наиболее типичных групп единиц хранения/единиц учета по их видам разновидностям, по содержанию), наличие уникальных и особо ценных документов;

схема систематизации, особенности формирования и описания архивных дел, включенных в опись;

состав справочного аппарата к описям.

При составлении отдельных предисловий к каждой описи архивного фонда все общие данные по истории учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя и история архивного фонда помещаются в предисловии к первой описи.

Общее предисловие ко всем описям данного архивного фонда помещается в первой описи архивного фонда. Общее предисловие к группе описей помещается в первой описи данной группы описей. При составлении общего предисловия к описям в предисловиях отдельных описей излагаются.

При составлении предисловия к описи используются нормативные правовые акты, касающиеся учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя, архивные документы архивного фонда, учетные документы архива, НСА к архивным документам архивного фонда и другие справочные материалы.

При выявлении дополнительных данных по истории учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя или архивного фонда в предисловие к описи вносятся исправления, дополнения или предисловие пересоставляется.

При необходимости к описи могут составляться указатели (как общие, так и специальные). Ссылочные данные указателя к описи даются на порядковые номера единиц хранения/единиц учета.

167. Архивы в необходимых случаях организуют усовершенствование и переработку описей.

Усовершенствование архивной описи дел (комплекс работ по повышению информативности архивной описи дел: уточнению заголовков единиц хранения/единиц учета (без изменения их систематизации), составлению необходимого научно-справочного аппарата к архивной описи дел).

Переработка архивной описи дел (составление новой архивной описи дел взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов).

Переработка описи включает: изучение единиц хранения/единиц учета с проведением экспертизы их ценности, уточнением их фондовой принадлежности; уточнение или составление заголовков единиц хранения/единиц учета; определение или уточнение их крайних дат; пересистематизацию единиц хранения/единиц учета по новой схеме систематизации и составление необходимого НСА к описи.

Неудовлетворительно составленные описи перерабатываются. При переработке описей проводится экспертиза ценности, уточнение фондовой принадлежности архивных документов, заголовков, даты архивных документов и, при необходимости, систематизация дел по вновь разработанной схеме.

Незначительные по объему описи за небольшие хронологические периоды или однородные по содержанию описи при переработке объединяются в одну новую опись.

При переработке описей составляется переводная таблица старых и новых архивных шифров единиц хранения/единиц учета. Большая по объему переводная таблица переплетается в отдельный том и учитывается как дело в конце последней переработанной описи.

При необходимости проводится совершенствование описей, включающее уточнение заголовков дел (без изменения их систематизации), создание или совершенствование НСА к описям, перепечатку описей.

Уничтожение старых описей после их переработки или усовершенствования запрещается. Старые описи учитываются по новым описям на правах отдельных единиц хранения и помещаются в конце новой описи за последним номером под своим заголовком и с соответствующей отметкой в графе 10 журнала регистрации учетных документов архива и с отметкой "Опись пересоставлена. См. оп. N ...".

Новый номер архивного фонда (в случае, если переработка привела к созданию нового архивного фонда), новые номера описи уточненные заголовки дел и крайние даты архивных документов после переработки или совершенствования описей переносятся на обложки дел.

После описания неописанных архивных документов или переработки описей составляется акт описания архивных документов, переработки описей. Описи рассматриваются и утверждаются экспертной комиссией.

Описи, составленные ранее в одном экземпляре, копируются в необходимом количестве. Описи с угасающим или рукописным текстом перепечатываются на печатной машинке или компьютерном принтере.