Архивы учреждений и органов ФСИН России

5. Систему архивов учреждений и органов ФСИН России составляют: архив центрального аппарата ФСИН России; архивы территориальных органов ФСИН России и образовательных учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России (далее - территориальные органы и образовательные учреждения ФСИН России, если не оговорено особо).

Архив центрального аппарата ФСИН России, архивы территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России (далее - архив/архивы, если не оговорено особо) осуществляют прием, учет, хранение законченных в делопроизводстве дел и обеспечивают их использование.

Методическое руководство по организации и ведению архивного дела в учреждениях и органах ФСИН России осуществляет управление делами ФСИН России.

6. В зависимости от объема документов архивы, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования, могут создаваться как структурное подразделение территориального органа и образовательного учреждения ФСИН России или входить в структуру подразделения делопроизводства центрального аппарата ФСИН России, территориального органа и образовательного учреждения ФСИН России (далее - подразделение делопроизводства).

7. Основными задачами архивов являются:

комплектование архивов документами, состав которых предусмотрен положениями об архивах;

учет и обеспечение сохранности архивных документов;

создание научно-справочного аппарата к архивным документам;

использование хранящихся в архивах документов;

подготовка и передача архивных документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии с требованиями, установленными Росархивом и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В целях выполнения основных задач архивы осуществляют следующие функции:

ведут списки учреждений и органов ФСИН России - источников комплектования архивов;

принимают упорядоченные архивные документы учреждений и органов ФСИН России - источников комплектования архивов на архивное хранение;

учитывают и обеспечивают сохранность принятых в архив архивных документов;

создают и поддерживают в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

организуют информирование руководителей учреждений и органов ФСИН России, осуществляют использование архивных документов по запросам органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных учреждений, органов, организаций и частных лиц, в том числе по социально-правовым вопросам граждан, ведут учет и анализ использования;

проводят экспертизу ценности и осуществляют комплекс организационных и методических мероприятий по передаче архивных документов на постоянное хранение;

осуществляют проверку правильности формирования и оформления архивных документов в учреждениях и органах ФСИН России;

организация использования архивных документов в интересах научной и исторической работы, информирование заинтересованных учреждений и органов ФСИН России о составе архивных документов, публикации архивных документов, организация выставок и др.;

проведение работ по автоматизации процессов учета, хранения и использования архивных документов;

микрофильмирование и создание копий на электронных носителях уникальных и особо ценных документов в целях получения страхового фонда и обеспечение сохранности подлинников; реставрация архивных документов;

ведут контрольно-наблюдательные дела учреждений и органов-источников комплектования;

разрабатывают методические документы по организации и ведению архивной работы и делопроизводства в учреждениях и органах ФСИН России.

На архив центрального аппарата ФСИН России, кроме указанного в п. 7 Инструкции, дополнительно возлагается:

подготовка обобщенных справочных материалов на основе архивных документов;

разработка нормативных и методических документов по организации и ведению архивной работы и делопроизводства в учреждениях и органах ФСИН России;

участие в контроле за деятельностью архивов территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России, обобщение опыта работы и выработка предложений по улучшению их деятельности.

8. Архивы обеспечиваются архивохранилищами, служебными помещениями, средствами хранения и обработки архивных документов, необходимыми для эффективного выполнения ими своих функций.

Территориальное размещение и материально-техническое оснащение архивов должны обеспечивать возможность оперативного использования архивных документов, в том числе с использованием факсимильной и электронной связи.

9. Ответственность за организацию, состояние и совершенствование работы архивов в центральном аппарате ФСИН России, территориальных органах и образовательных учреждениях ФСИН России несут их руководители (заместители руководителей, отвечающие за данное направление деятельности).

10. Передача архивных документов из архивов на постоянное хранение в государственные архивы осуществляется на основании договора между ФСИН России и Росархивом от 08.02.2008 N 118юр/08 "О сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов, находящихся в федеральной собственности, образовавшихся в деятельности уголовно-исполнительной системы ОГПУ-НКВД-МООП-МВД СССР, МООП-МВД РСФСР, МВД России, Минюста России, и образовавшихся в процессе деятельности ФСИН России, а также в деятельности ее учреждений и органов".