6.1. Организация работы с документами

6.1.1. Организация работы с документами в Управлениях осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя, заместителей руководителя, начальников Управлений, иных должностных лиц.

Управление - исполнитель документа получает документы в возможно короткие сроки (как правило, в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

6.1.2. Документы, поступившие в Управление с указаниями по исполнению документа руководителя, передаются исполнителям документа только после их рассмотрения начальником Управления.

Работники Управлений в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил, установленных в Службе;

согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами;

подготовку сводки отзывов (с комментарием "Принято", "Отклонено" с указанием причин, "Принято частично" с соответствующим пояснением);

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования документа (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях - подготовку указателя рассылки служебных документов;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству Службы;

определение места хранения документа (копии документа) путем проставления отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

Порядок групповой работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким работникам, в том числе функция головного исполнителя документа и функции соисполнителей документа в подготовке проекта документа; право головного исполнителя документа созывать соисполнителей документа для выработки совместного решения; порядок и сроки представления проектов документов головному исполнителю документа указаны в пункте 3.10.5 настоящей Инструкции.

В случае отсутствия исполнителя документа (командировка, отпуск, болезнь) руководителем подразделения, в котором находится на исполнении документ, дается указание о передаче документа другому работнику, о чем информируется работник, ответственный за делопроизводство в Управлении.

6.1.3. При составлении и оформлении документов работники Управлений должны руководствоваться требованиями настоящей Инструкции.

Головной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке проекта документа.

6.1.4. Исполнитель документа не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только работники, имеющие отношение к их исполнению.