6.2. Организация оперативного хранения документов

6.2.1. С момента заведения и до передачи в архив Службы дела хранятся по месту их формирования.

Начальники Управлений и работники, ответственные за делопроизводство в Управлениях, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Документы, письма, обращения граждан, поступившие непосредственно в Управления, хранятся в этих Управлениях.

В Управлениях также хранятся и неправительственные документы, поступившие к ним на исполнение или ознакомление с поручениями руководства Службы.

6.2.2. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

6.2.3. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Службы.

Исполнители хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении. Эти документы хранятся в запирающихся на ключ ящиках рабочего стола или шкафу.

6.2.4. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Службы или его заместителя.

6.2.5. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Службы с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника документа.