2.2.1. Документы, создаваемые Службой, имеют следующий состав реквизитов:

- Государственный герб Российской Федерации;

- наименование Службы;

- должность лица - автора документа;

- подпись должностного лица;

- вид документа;

- место составления (издания) документа;

- справочные данные о Службе;

- адресат;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- наименование либо аннотация документа;

- текст документа;

- ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

- отметка о наличии приложений;

- гриф согласования;

- гриф утверждения;

- виза;

- оттиск печати;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- указания по исполнению документа;

- отметка о контроле документа;

- отметка об исполнении документа;

- отметка о конфиденциальности;

- отметка о поступлении документа.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

2.2.2. Кроме перечисленных в пункте 2.2.1 настоящей Инструкции реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например отметка о поступлении документа в Службу; отметки "Срочно", "Весьма срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

2.2.3. Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или фланговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2.2.4. На бланках документов Службы Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование Министерства", на расстоянии 0,5 см от верхнего обреза листа.

2.2.5. Наименование Службы - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о Службе.

Сокращенное наименование Службы помещают в скобках под полным наименованием.

2.2.6. Реквизит "Должность лица - автора документа" указывается на бланках должностных лиц Службы (бланк Службы, бланк руководителя Службы, бланк заместителя руководителя Службы).

Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) Службы.

2.2.7. Справочные данные о Службе указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Службы, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению Службы.

2.2.8. Наименование вида издаваемого документа (приказ, протокол, акт) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в служебных (деловых) письмах.

2.2.9. Место составления (издания) документа (Москва) указывается на бланках документов Службы, за исключением бланков писем.

2.2.10. Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется Канцелярией (ответственными за делопроизводство в приемных заместителей руководителя, начальников управлений) при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная записка, заявление, др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

Документ вступает в силу со дня его подписания (утверждения), если документом не предусмотрен иной срок вступления в силу.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Точка после года не ставится, например: 05.02.2011

Словесно-цифровой способ применяется при оформлении даты на приказах, распоряжениях и финансовых документах, например: 5 февраля 2011 г.

2.2.11. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Службе.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

2.2.12. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа делается исполнителем документа при подготовке служебного (делового) письма-ответа.

Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта" включает регистрационный номер и дату, указанную в документе органом государственной власти (организацией), подготовившим или издавшим документ, на который дается ответ.

На бланках для писем данный реквизит состоит из постоянной части в виде: "На N __ от ______", в рамках которой проставляются номер и дата документа, ответом на который является оформленное письмо.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации на проекте служебного (делового) письма указывается после заголовка к документу, который печатается от границы левого поля документа размером шрифта N 10 под чертой, например:

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал размером шрифта N 10. Точка в конце заголовка и ссылки на регистрационный номер и дату не ставятся.

2.2.13. Документы адресуют в органы государственной власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

В состав реквизита "Адресат" входит наименование органа государственной власти, организации (структурного подразделения), наименование должности, инициалы и фамилия получателя.

Каждая составная часть реквизита "Адресат" печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал размером шрифта N 14.

Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочных интервала.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

При адресовании документа руководителю органа государственной власти или организации наименование органа государственной власти или организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

При адресовании документа в несколько однородных органов государственной власти, организаций их наименования указываются обобщенно, например:

Документ, как правило, не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не печатается.

Если количество адресатов документа более четырех, то составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре документа печатается только один адресат.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса печатают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

При адресовании документа следует иметь в виду, что:

наименование должности получателя и его фамилия указывается только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом;

не принято в адресате указывать только должность, без указания инициалов и фамилии лица, к которому обращаются.

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по границам левого поля документа.

2.2.14. Наименование либо аннотация документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) "Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников министерства";

Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи";

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка.

Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

В заголовке допускается применять общепринятые сокращения слов и словосочетания, соответствующие установленным требованиям.

Заголовок к служебным письмам печатается от левой границы текстового поля.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом размером N 10. Точка в конце заголовка не ставится.

2.2.15. Текст документа отражает основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную объективно, четко, без сложных словосочетаний. Содержание документа должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. Рекомендуется составлять документы, как правило, по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел. Текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований.

Текст документа может оформляться в виде связного текста (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкция, служебные (деловые) письма и т.п.), таблицы (цифровая или словесная информация о нескольких объектах по ряду признаков), анкеты или сочетания этих видов.

Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) части - решения, выводы, просьбы, рекомендации.

Текст документа может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей части, служебные (деловые) письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование вида документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту документа.

Текст документов может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце.

В Службе документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

первого лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов..;

третьего лица единственного числа: Правительство Российской Федерации постановляет..; коллегия постановила..; министерство не считает возможным..;

первого лица множественного числа: просим представить данные о..; представляем на рассмотрение и утверждение..; в протоколах: слушали..; выступили..; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем.., решили...

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя Службы или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок к тексту документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их...";

"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2...".

Допускается начинать текст служебного письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом с восклицательным знаком в конце обращения.

В служебных письмах за подписью руководителя Службы, его заместителей следует обращаться от имени Службы, а в письмах за подписью руководства Управлений - от имени Управления. Руководство Управления имеет право подписи от имени Службы в случае соответствующего поручения руководителя Службы или его заместителей.

Текст документа печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

Таблица

Приложение к проекту документа может быть оформлено в виде таблицы.

Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф таблицы должны быть грамматически согласованы с заголовками граф таблицы. Если таблица печатается более чем на одном листе, графы таблицы должны быть пронумерованы и на втором и последующих листах должны быть напечатаны номера этих граф (если не оговорено иное). Текст таблицы печатается размером шрифта N 12 через 1 межстрочный интервал. Заголовочная часть таблицы печатается жирным шрифтом.

2.2.16. Отметка о наличии приложения используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.

В сопроводительных письмах отметка о наличии приложения оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о наличии приложения указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о наличии приложения проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение N 1, приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о наличии приложения указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

Отметка о наличии приложения к документу печатается от границы левого поля и отделяется от текста документа 2 межстрочными интервалами. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

2.2.17. Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Согласование может проводиться как внутри Службы, так и вне нее.

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Например:

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" от границы нижнего поля документа.

Согласование проекта документа Службы органами государственной власти и организациями допускается в виде письма-согласования, которое прилагается к визовому экземпляру документа, за исключением проектов нормативных правовых актов Службы.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами государственной власти в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

подведомственными организациями;

при необходимости, с общественными организациями.

При двух грифах согласования они располагаются рядом, на одном уровне, при трех и более грифах - рядом и на нескольких уровнях.

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами органов государственной власти;

с руководителями организаций, интересы которых затрагиваются в документе.

2.2.18. Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Службы оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

На проектах законодательных актов, кадровых приказах и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне проекта документа. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.

На документах, подлинники которых помещаются в дела Службы, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения).

На проектах служебных (деловых) писем визы проставляются на копии документа, помещаемого в дело Службы, или на оборотной стороне последнего листа подлинника документа, если служебное (деловое) письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника документа по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа под реквизитом "Подпись" от границы нижнего поля документа.

Визирование производится до представления документа на подпись (утверждение).

Лица, визирующие документ, наряду с исполнителем несут ответственность за его содержание по вопросам, относящимся к сфере их деятельности.

Особое мнение, замечания, дополнения, как правило, излагаются на отдельном листе, о чем делается отметка на проекте документа: "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему (утверждающему) документ.

Если в ходе визирования проекта документа в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию должностными лицами.

Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Допускается полистное визирование документа и его приложений. Визирование производится до представления документа на подпись (утверждение).

Визирование производится, как правило, в следующей последовательности:

исполнитель документа;

начальник Управления, подготовившего документ;

начальники заинтересованных управлений Службы;

заместитель руководителя Службы, курирующий работу Управления-исполнителя;

заместитель руководителя Службы, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос.

Проекты документов, представляемые на подпись заместителям руководителя Службы, визируются также лицом, выполняющим функции помощника заместителя руководителя Службы.

Проекты заключений, официальных отзывов и поправок на законопроекты подлежат обязательному визированию у заместителя руководителя Службы, с последующим направлением ему и в Управление, ответственное за правовое обеспечение копий проектов.

Проекты документов, направляемые на подпись и/или визирование заместителям руководителя Службы, начальникам Управлений, адресованные в Минюст России, должны быть завизированы начальником Управления, ответственного за правовое обеспечение, либо лицом, исполняющим его обязанности.

Проекты документов по вопросам финансового характера должны быть представлены на рассмотрение и визирование в Финансовое управление.

На проектах документов, визирование которых осуществляется на лицевой стороне последнего листа проекта документа, при отсутствии места для оформления виз на лицевой стороне допускается визирование на оборотной стороне последнего листа проекта документа.

2.2.19. Документы подписываются должностными лицами Службы в соответствии с их компетенцией (полномочиями), установленной законодательством Российской Федерации и нормативными актами Службы.

В состав реквизита "Подпись должностного лица" входят: наименование должности лица - автора документа (на бланках должностных лиц наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Например:

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Если документ, оформленный на бланке с указанием наименования Службы, подписывает руководство Управления, то в состав реквизита "Подпись должностного лица" входит наименование должности подписывающего, наименование Управления, личная подпись и ее расшифровка, например:

Если документ оформлен не на бланке, то в состав реквизита "Подпись должностного лица" входит наименование должности лица, подписывающего документ, наименования Управления и Службы (исключение: внутренние документы), например:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Подпись отделяется от текста 3-мя межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается границей правого поля.

2.2.20. В Службе подлежат утверждению положения, правила, инструкции, уставы, должностные регламенты, отчеты, структура, штатное расписание и т.д.

Документы утверждаются руководителем Службы и его заместителями (в соответствии с распределением обязанностей).

Утверждение документа производится путем издания приказа, распоряжения в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения или проставлением реквизита "Гриф утверждения".

Реквизит "Гриф утверждения" располагается от границы правого и верхнего поля документа первого листа проекта документа и печатается без кавычек прописными буквами.

Реквизит "Гриф утверждения" состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование Службы), личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты (печатается словесно-цифровым способом), например:

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

Каждая составная часть реквизита "Гриф утверждения" печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем.

При наличии нескольких грифов утверждения документа их располагают на одном уровне.

2.2.21. Служба имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, иные печати и штампы установленного образца.

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.

Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также в иных случаях, предусмотренных актами законодательства Российской Федерации. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

2.2.22. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ___ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Отметка о заверении копии документа удостоверяется печатью Службы.

Канцелярия заверяет копии только тех документов, которые создаются в центральном аппарате Службы.

Второй экземпляр (копия) исходящего документа печатается не на бланке. На нем проставляется виза исполнителя документа и визы лиц, с которыми документ согласован, в него вносятся все исправления, сделанные на подлиннике документа при его подписании, проставляется дата и номер.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать наименование должности лица, заверившего документ.

2.2.23. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа (2 см от нижнего края листа).

Отметка печатается шрифтом размером N 10 через 1 межстрочный интервал.

Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона, например:

Шестопалов Никита Юрьевич

(499)231 68 61

Отметка об исполнителе документа может дополняться указанием структурного подразделения.

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, номер его телефона и дату печатания документа.

2.2.24. Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке указаний по исполнению документа, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому указания относятся.

В указаниях по исполнению документа отражаются результаты рассмотрения документа руководителем. Указания по исполнению документа должны быть краткими и конкретными. Указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

На документе, как правило, должно быть не более одного поручения по исполнению документа. Недопустимо давать по одному и тому же документу противоречивые указания и поручения или дублировать их.

В качестве исполнителей в указаниях по исполнению документа определяются должностные лица, в функции (обязанности) которых входит подготовка решений (предложений) по поставленным в документе вопросам.

В случае когда поручение дается двум или нескольким должностным лицам, головным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым, или обозначенное словом "созыв", "обобщение" или "ответственный".

Абзац исключен. - Приказ Ространснадзора от 01.04.2013 N АК-417фс.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в указаниях по исполнению документа указывается исполнитель, личная подпись автора указаний по исполнению документа, дата.

2.2.25. Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль срок исполнения" на верхнем поле документа справа с указанием даты исполнения документа. Соответствующая информация вносится с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

2.2.26. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:

краткие сведения об исполнении (если документ исполнен ответным документом, то дается ссылка на него; если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, то дается краткая справка о его исполнении);

отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ;

дату направления документа в дело, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия) лица, производящего отметку.

2.2.27. Отметка о поступлении документа в Службу содержит очередной порядковый номер, количество листов и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

2.2.28. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относящуюся к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165)) отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".

Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925).

Отметка о конфиденциальности "Для служебного пользования" проставляется шрифтом размером N 12 от границы верхнего и правого полей на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

Номер экземпляра проставляется ниже отметки о конфиденциальности, отделяется от нее одним межстрочным интервалом и центрируется.

Например: