3.5. Порядок рассмотрения документов руководством Службы и доведения документов до исполнителей

3.5.1. Документы после рассмотрения Канцелярией и далее руководителем Службы возвращаются в Канцелярию для отметки с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий и направления документов на исполнение.

3.5.2. На документах, подлежащих контролю за исполнением, проставляется отметка о контроле.

3.5.3. Документы с указаниями по исполнению руководителя Службы, заместителей руководителя и начальника Канцелярии (заместителя начальника) направляются головному исполнителю документа и копии - соисполнителям документа для подготовки соответствующих материалов.

3.5.4. Документы в процессе их исполнения (ознакомления) могут передаваться из одного Управления (или из приемной заместителя руководителя) в другое Управление только через Канцелярию с соответствующими отметками с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Документы со штампом "Подлежит возврату в отдел делопроизводства" после исполнения (ознакомления) возвращаются в Канцелярию.

3.5.5. Прохождение документов в приемных заместителей руководителя Службы.

Входящая корреспонденция, адресованная заместителю руководителя, поступает в его приемную для регистрации с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

После рассмотрения заместителем руководителя документы с его указаниями по исполнению документа возвращаются в приемную заместителя руководителя для отметки с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий и направления документов на исполнение в Управления.

Документы с указаниями по исполнению заместителя руководителя Службы направляются головному исполнителю документа и копии соисполнителям документа для подготовки соответствующих материалов.

Контроль за исполнением поручения заместителя руководителя осуществляет соответствующая приемная заместителя руководителя.

Проекты исходящих служебных (деловых) писем передаются на подпись заместителю руководителя через его приемную.

Перед подписанием исходящего документа заместителем руководителя уполномоченное лицо обязано проверять четкость и грамотность редакции письма, наличие виз согласования документа и писем - согласований документа всех заинтересованных в исполнении документа.

Подписанный документ регистрируется с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий в приемной заместителя руководителя и передается исполнителю документа для отправки через Экспедицию. Вместе с подлинником документа представляется необходимое количество копий документа (одна копия с визами - для приемной заместителя руководителя, одна копия - для Управления - исполнителя документа).

3.5.6. Прохождение документов в Управлениях.

Вся корреспонденция, поступившая на исполнение в Управление, получается в Экспедиции работником, ответственным за делопроизводство в Управлении.

Работник, ответственный за делопроизводство в Управлении, просматривает поступившую корреспонденцию, сортирует ее по степени срочности, регистрирует и докладывает начальнику Управления.

На всех документах, адресованных Управлению и подлежащих регистрации, ставится регистрационный номер этого Управления.

При регистрации каждого документа необходимые данные вводятся с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Документы, прошедшие регистрацию в Канцелярии и направленные на исполнение в Управление, поступают в это Управление с регистрационным штампом Канцелярии. В Управлении эти документы не регистрируются.

После рассмотрения документов начальником Управления работник, ответственный за делопроизводство в Управлении, вносит указания по исполнению документа с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий, делает отметку о направлении документа на исполнение в соответствующий отдел Управления (конкретному работнику) и передает документ исполнителю документа.

Передача документа одним исполнителем другому исполнителю внутри Управления осуществляется через работника, ответственного за делопроизводство в Управлении, с отметкой с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Подписанные руководством Управления документы передаются работнику, ответственному за делопроизводство в Управлении, для регистрации и подготовки на отправку.

Регистрационные номера исходящих и внутренних документов Управления состоят из индекса Управления, через точку - номера дела по номенклатуре, через тире - порядкового номера, например: 3.14-2306.

Работник, ответственный за делопроизводство в Управлении, регистрирует документ, заверяет его копии и производит соответствующие отметки с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Работник, ответственный за делопроизводство в Управлении, обязан вести количественный учет корреспонденции ежеквартально до 15 числа месяца, следующего за отчетным, направлять в Канцелярию сведения о поступивших в адрес Управления и отправленных за подписью руководства Управления документах за прошедший квартал по установленной форме. При этом учитывается только корреспонденция, зарегистрированная в данном Управлении.

3.5.7. Организация исполнения документов.

Головной исполнитель, отмеченный в указании по исполнению документа первым, является ответственным за организацию исполнения поручения и ему передается подлинник документа. Соисполнителям направляются копии документа.

Начальник Управления, отмеченный в указании по исполнению документа первым (головной исполнитель), является ответственным за организацию исполнения поручения и ему передается подлинник документа. Соисполнителям документа направляется копия документа.

Головной исполнитель документа несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Соисполнители документа отвечают за своевременный и качественный анализ информации и представление головному исполнителю документа в установленные им сроки необходимых материалов.

Срок исполнения документов определяется в указаниях по его исполнению руководителем исходя из сроков, установленных законодательством Российской Федерации (пункт 3.10.4 настоящей Инструкции), или с учетом срока, установленного организацией, направившей документ.

Управления - исполнители документов представляют предложения по исполнению правительственных документов с указаниями по исполнению документа руководителя Службы в зависимости от их содержания в виде:

докладов - ответов в вышестоящие органы государственной власти с проектами федеральных законов, указов, решений Правительства Российской Федерации;

докладов - ответов в вышестоящие органы государственной власти;

согласованных проектов приказов и распоряжений Службы, поручений, докладных записок о выполнении поручений.

Предложения по выполнению указаний по исполнению документа руководителя Службы и его заместителей к неправительственным документам Управления представляют в виде ответов корреспондентам либо докладных записок о выполнении поручений.

Подготовленный на подпись руководителю Службы проект документа начальник Канцелярии или лицо, исполняющее его обязанности, обязан проверить в присутствии исполнителя документа содержание документа, правильность его оформления и завизировать. Документ представляется на подпись вместе с подлинниками необходимых материалов.

При представлении в Канцелярию проекта документа на подпись руководителю Службы с копиями необходимых материалов при утере оригинала к пакету документов прилагается докладная записка на имя начальника Канцелярии по факту утери оригинала документов, подписанная начальником Управления-исполнителя.

Документ считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия или рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы, даны соответствующие письменные (устные) указания и о результатах сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа), а также, если поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке.

Запросы по исполняемому документу в подведомственные и сторонние организации, а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа исполненным.

Исполненные документы незамедлительно представляются головным исполнителем в Канцелярию для снятия с контроля.

Правительственные документы с копией ответа или другого материала, которым исполнен документ, возвращаются в Канцелярию для формирования дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Неправительственные документы хранятся в делах Управления, являющегося головным исполнителем документа.

После исполнения входящего документа на нем делается отметка об исполнении и направлении его в дело.

Об исполнении документа делается также отметка с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.