Основные требования к хранению документов, составление номенклатуры дел

9.1. Для четкой организации документационного обеспечения управленческой деятельности, использования документов при подготовке управленческих решений и предоставления сведений производственного и социального характера в обществе и его подразделениях действует система хранения документов, обеспечивающая возможность их быстрого поиска и сохранность.

Учреждения общества организуют хранение документов, составление номенклатур дел, формирование дел и экспертизу ценности документов, оформление и передачу дел на архивное хранение, а также использование архивных документов в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией для филиалов и структурных подразделений общества, не относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

9.2. Документ, законченный делопроизводством, передается исполнителем документа в службу делопроизводства подразделения общества, которая обеспечивает хранение подлинников документов (для писем - визовых экземпляров), в том числе подлежащих постоянному и долговременному хранению, до передачи их в архив.

9.3. Документы после их исполнения формируются в дела.

Дело - это помещенный в отдельную обложку документ или совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности общества. Дело является единицей хранения архивных документов на бумажном носителе.

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности общества, составляет его документальный фонд.

9.4. В каждом подразделении общества составляется номенклатура дел, представляющая собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел с указанием сроков их хранения.

9.5. В целях обеспечения единообразного подхода к учету, систематизации и описанию дел, быстрого их поиска, определения сроков хранения документов номенклатура дел составляется по единым требованиям, предусмотренным настоящей Инструкцией, и вводится в действие ежегодно, с 1 января.

9.6. Номенклатура дел подразделения аппарата управления, филиала и структурного подразделения общества, относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации, составляется службой делопроизводства ежегодно на предстоящий год в двух экземплярах.

Номенклатура дел подразделения аппарата управления, филиала и структурного подразделения общества, дела которых будут передаваться на архивное хранение отделом архивов Департамента управления делами (далее - отдел архивов), после согласования с соответствующей экспертной комиссией подразделения общества (ЭК) представляется ежегодно, не позднее 15 ноября, на согласование в отдел архивов.

Номенклатура дел подразделения аппарата управления, а также подразделения органа управления железной дороги после согласования соответственно с отделом архивов и архивом железной дороги подписывается руководителем подразделения, и один ее экземпляр направляется в архив, согласовавший номенклатуру дел (приложение N 16).

Номенклатура дел филиала и структурного подразделения общества, заключивших с государственным или муниципальным архивом договор на прием-передачу документов на хранение, представляется на согласование в этот архив (далее - архивное учреждение).

9.7. Номенклатура дел филиала и структурного подразделения общества, не относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации, составляется службой делопроизводства ежегодно на предстоящий год в двух экземплярах, подписывается руководителем службы делопроизводства и после согласования с соответствующей экспертной комиссией представляется не позднее 15 ноября на согласование в отдел архивов или архив железной дороги.

Номенклатура дел, согласованная с отделом архивов или архивом железной дороги, утверждается руководителем соответствующего филиала или структурного подразделения общества.

Один экземпляр утвержденной номенклатуры дел направляется в архив, с которым она была согласована (приложение N 17).

9.8. Подразделения аппарата управления, в ведении которых находятся структурные подразделения общества и филиалы, в составе которых имеются региональные подразделения, осуществляющие свою деятельность в границах железной дороги, составляют для этих подразделений, как правило, не реже одного раза в 5 лет типовую номенклатуру дел, согласовывают ее с отделом архивов и направляют в соответствующие подразделения для составления ими ежегодно номенклатур дел.

9.9. Номенклатура дел вновь созданного подразделения общества разрабатывается этим подразделением и в месячный срок после утверждения положения о нем представляется на согласование в отдел архивов или архив железной дороги.

9.10. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом общества, положениями о подразделениях общества (положениями об их управлениях, службах и отделах), планами работы и отчетами, штатными расписаниями, Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 июля 2007 г. N 1182 (далее - перечень научно-технических документов), Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 (далее - перечень типовых документов), Перечнем документов, образующихся в деятельности ОАО "РЖД", с указанием сроков хранения, утвержденным распоряжением ОАО "РЖД" от 28 декабря 2007 г. N 2474р (далее - перечень документов общества), номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и долговременного хранения.

9.11. Номенклатура дел подразделения общества состоит из разделов, последовательность которых соответствует его утвержденной структуре, а в качестве названий разделов используются наименования входящих в состав подразделений общества структурных подразделений (управлений, служб, отделов), при этом первым разделом номенклатуры дел указывается подразделение, выполняющее функции службы делопроизводства.

В каждом разделе номенклатуры дел порядок расположения заголовков дел определяется степенью важности документов, составляющих дела (приказы, распоряжения, поручения, протоколы, планы, отчеты, переписка и др.). Дела с документами одного вида располагаются по срокам хранения, корреспондентам или географическим названиям (в алфавитном порядке).

9.12. В номенклатуру дел подразделения общества включаются все документы, создаваемые или получаемые в течение года, а также не законченные делопроизводством дела, поступившие из другого подразделения для их продолжения.

В номенклатуру дел не включаются периодические печатные издания (газеты, журналы, брошюры), рекламные извещения, плакаты, проспекты, пригласительные билеты, открытки и другие аналогичные документы.

Номенклатура дел вводится в ЕАСД.

9.13. В случае если появляется новый вид деятельности (участок работы) или изменяются структура и функции подразделения общества, то может формироваться новое дело и уточняться номенклатура дел подразделения. Об этих изменениях сообщается в соответствующий архив.

9.14. На основе номенклатур дел подразделений аппарата управления отдел архивов составляет сводную номенклатуру дел аппарата управления общества, которая визируется начальником отдела архивов и подписывается начальником Департамента управления делами. После согласования с Центральной экспертной комиссией общества (ЦЭК) и с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения (ЭПК) она утверждается вице-президентом, в ведении которого находятся вопросы управления персоналом (приложение N 18).

На основе номенклатур дел подразделений органа управления железной дороги архив железной дороги составляет сводную номенклатуру дел, которая после визирования руководителем архива железной дороги подписывается начальником службы управления делами. После согласования с экспертной комиссией железной дороги и с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения она утверждается начальником железной дороги (приложение N 18).

9.15. Сводная номенклатура дел филиала (кроме железной дороги) и структурного подразделения общества, относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации, включает в себя номенклатуры дел соответственно подразделений органа управления филиала и структурного подразделения общества. Она составляется их службой делопроизводства, подписывается начальником этой службы и после согласования с экспертной комиссией филиала или структурного подразделения общества и экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения утверждается руководителем соответственно филиала или структурного подразделения общества.

9.16. Филиалы и структурные подразделения общества, не относящиеся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации, не составляют отдельные сводные номенклатуры дел. Номенклатуры дел этих филиалов и структурных подразделений, которые ежегодно согласовываются с отделом архивов или архивом железной дороги, являются их сводными номенклатурами дел.

9.17. Сводные номенклатуры дел аппарата управления общества, филиалов и структурных подразделений общества не реже одного раза в 5 лет согласовываются с архивным учреждением.

Сводная номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

9.18. Утвержденные сводные номенклатуры дел аппарата управления общества, филиалов и структурных подразделений общества являются документами постоянного хранения и при формировании дел для архивного хранения включаются в качестве отдельных дел соответственно в номенклатуру дел Департамента управления делами, номенклатуру дел службы управления делами железной дороги и номенклатуру дел службы делопроизводства филиала и структурного подразделения общества.

9.19. Последовательность разделов сводной номенклатуры дел аппарата управления общества, филиала и структурного подразделения общества соответствует их утвержденной структуре, а в качестве названий ее разделов используются наименования подразделений аппарата управления общества, подразделений филиала и структурного подразделения общества.

9.20. Номенклатуры дел подразделений общества и сводные номенклатуры дел аппарата управления общества, филиала и структурного подразделения общества заполняются в следующем порядке.

В графе 1 указывается индекс каждого дела, который состоит из буквенного обозначения входящего в состав подразделения общества управления, службы и отдела и порядкового номера дела (отдельная нумерация для каждого управления, службы, отдела). Например, индекс дела по номенклатуре дел - ЦЭУм-5, где ЦЭУм - буквенное обозначение отдела Департамента экономики и 5 - порядковый номер дела. В подразделениях общества, не имеющих в своем составе управлений, служб, отделов, индекс дела состоит из буквенного обозначения подразделения общества и порядкового номера дела.

В графе 2 указывается заголовок дела (тома, части). Заголовки дел должны быть краткими и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов.

Заголовок дела состоит из элементов, которые располагаются в следующей последовательности: название вида дела (переписка с корреспондентами, документы к заседаниям совета директоров, правления общества, документы к совещаниям у президента и др.) или наименование вида документов (приказы, протоколы, акты и др.); наименование общества, а также подразделения аппарата управления, филиала и структурного подразделения общества, сформировавшего дело; наименование организации, которой адресуют или от которой получают документы; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовке дела, содержащего документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, при наименовании дела употребляется термин "документы", после которого указываются в скобках основные разновидности документов, которые должны быть помещены в этом деле. Например: "Документы (доклады, планы, списки, характеристики экспонатов) о проведении тематических выставок железнодорожного транспорта".

В заголовке дела, содержащего переписку с однородными корреспондентами, они поименно не называются, а указывается их общее видовое название. Например: "Переписка с филиалами ОАО "РЖД" о подготовке и передаче научно-технической документации на архивное хранение".

В заголовке дела, содержащего переписку с разными корреспондентами, они поименно не называются, а указывается вопрос, по которому велась переписка. Например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам реформирования железнодорожного транспорта".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: "Переписка с ОАО "Всероссийский научно-исследовательский институт железнодорожного транспорта" (ОАО "ВНИИЖТ") по вопросам научно-методической работы".

В заголовке дела, касающегося одного субъекта Российской Федерации или административно-территориального образования, указывается его название. Например: "Переписка с администрацией Орловской области об обеспечении перевозок продукции агропромышленного комплекса области". Если содержание дела касается нескольких субъектов Российской Федерации или административно-территориальных образований одного вида, в заголовке дела указываются не конкретные названия, а их общее видовое название. Например: "Переписка с главами исполнительной власти субъектов Российской Федерации о развитии пригородных пассажирских железнодорожных перевозок".

В заголовке дела, содержащего плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части). Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Не допускается использование в заголовке дела неконкретных формулировок типа "Разные материалы", "Снабжение", "Справочные материалы", "Входящие документы" и т.п., а также вводных слов и усложненных оборотов.

В графе 3, заполняемой по окончании года, указывается количество дел (томов, частей).

В графе 4 указываются сроки хранения дел и номера статей в соответствии с перечнями типовых документов и научно-технических документов и перечнем документов общества.

В графе 5 делаются отметки о заведении дел, передаче их в архив, о переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое подразделение общества, о лицах, ответственных за формирование дел, и другие отметки.

9.21. По окончании года в конце номенклатуры дел (сводной номенклатуры дел) подразделения общества работником службы делопроизводства (работником архива) делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных в этом году дел (томов, частей) постоянного, долговременного и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе дел, переходящих на следующий год, и дел с отметкой "ЭПК".

Итоговая запись в номенклатуре дел подписывается руководителем службы делопроизводства, в сводной номенклатуре дел - начальником архива.

Данные итоговой записи передаются до 1 февраля в соответствующий архив.