Составление и оформление протокола совещания

3.48. Решения, которые принимаются на совещаниях, проводимых президентом (вице-президентом), а также руководителями подразделений общества, оформляются протоколами на бланках установленной формы.

Пример составления и оформления протокола совещания у президента приведен в приложении N 9.

Материалы к совещаниям, проводимым президентом (вице-президентом), подготавливает ответственный исполнитель с участием причастных подразделений.

3.49. Проект протокола совещания (в случае оперативного рассмотрения вопросов - предложения для включения в проект протокола), проводимого президентом (вице-президентом), завизированный исполнителем документа и ответственным исполнителем, направляется вместе с другими материалами к совещанию в Департамент управления делами (в соответствующий секретариат) не позднее чем за 2 дня до даты совещания.

3.50. Проект протокола совещания, проведенного президентом, составляется и оформляется исполнителем документа совместно с помощником президента, а проведенного вице-президентом - исполнителем документа совместно с советником вице-президента.

Протокол должен быть оформлен не позднее 3 дней с даты проведения совещания.

3.51. Проект протокола совещания, проведенного президентом (вице-президентом), подготавливается с учетом состоявшегося на совещании обсуждения рассматриваемых вопросов и решений, принятых президентом (вице-президентом), и согласовывается в установленном порядке, как правило, с должностными лицами, имеющими непосредственное отношение к вопросам, рассмотренным на совещании.

Согласованный проект протокола до представления на подпись визируется исполнителем документа, ответственным исполнителем и помощником президента (советником вице-президента).

3.52. Отметки о согласовании и визы ставятся на оборотной стороне последнего листа проекта протокола.

Отметка об исполнителе документа располагается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа проекта протокола и печатается шрифтом размером 10 пт.

3.53. В протоколе сначала указываются должностные лица, присутствовавшие на совещании. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже через межстрочный интервал 12 - 24 пт печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их фамилии и инициалы через межстрочный интервал 12 пт. Наименования должностей могут быть указаны обобщенно, при этом фамилии печатаются в алфавитном порядке независимо от должности.

Если количество участников совещания превышает 15 человек, список присутствующих на совещании может быть оформлен в виде приложения.

Дата, оформляемая словесно-цифровым способом, и номер протокола печатаются справа.

Если совещание проводилось не в г. Москве, после реквизита "Вид совещания" через межстрочный интервал 24 пт указывается по центру листа место проведения совещания (например, г. Новосибирск).

3.54. Протокол включает в себя вопросы, рассмотренные на совещании, и принятые по ним решения и печатается шрифтом размером 14 пт через межстрочный интервал 18 пт.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой. Название вопроса печатается центрованным способом, начинается, как правило, с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем".

Под названием вопроса проводится сплошная черта, под чертой в скобках через межстрочный интервал 12 пт печатаются фамилии должностных лиц, выступавших на совещании по этому вопросу.

3.55. Решения, принятые по каждому рассмотренному на совещании вопросу, излагаются в протоколе в виде отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами, и адресуются соответствующим должностным лицам общества (вице-президентам, руководителям подразделений общества).

3.56. Пункты подразделяются при необходимости на подпункты, которые могут обозначаться строчными буквами или арабскими цифрами с круглой скобкой, либо на абзацы (без буквенного и цифрового обозначения). Подпункты печатаются с красной строки со строчной буквы и заканчиваются точкой с запятой.

3.57. Задания, показатели работы, графики, образцы документов и бланков помещаются, как правило, в приложениях к протоколу, которые являются его неотъемлемой частью и должны иметь названия. В тексте протокола делаются ссылки на эти приложения, которые нумеруются в порядке упоминания их в протоколе.

Если к протоколу прилагаются справочно-аналитические и информационные материалы, докладные записки и др., то в протоколе делается об этом соответствующая запись.

3.58. Принятые на совещании решения, требующие срочного исполнения, должны быть незамедлительно, до оформления и рассылки протокола, доведены до соответствующих должностных лиц - исполнителей, которые не принимали участия в совещании, для организации выполнения принятых решений в установленные сроки. В этом случае решения доводятся до этих должностных лиц подразделением общества, которое подготавливает проект протокола совещания.

3.59. Подписанный президентом протокол совещания отдел документационного обеспечения направляет адресатам по ЕАСД, а при необходимости рассылки его на бумажном носителе - изготавливает и рассылает адресатам его копии.

3.60. Подписанный вице-президентом протокол совещания его секретариат направляет адресатам по ЕАСД, а при необходимости рассылки его на бумажном носителе - изготавливает и рассылает адресатам копии исполнитель документа.

3.61. Если на совещании, проведенном президентом (вице-президентом), рассматривалось несколько вопросов, то адресатам могут быть посланы соответствующие выписки из протокола.

3.62. Протокол совещания, проведенного руководителем подразделения общества, составляется и оформляется аналогично протоколу совещания у президента (вице-президента).

3.63. В отдельных случаях подписанные должностным лицом и зарегистрированные в установленном порядке протоколы (протоколы совещаний, заседаний технических, научно-технических, экспертных советов, комиссий, протоколы испытаний и др.) утверждаются вышестоящим должностным лицом, если для реализации принятых решений недостаточно полномочий должностного лица, подписавшего протокол. В этих случаях в правом верхнем углу первого листа протокола ставится гриф утверждения, состоящий из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утвердившего протокол, личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты утверждения.

3.64. Подготовка и оформление протоколов заседаний совета директоров, правления и ревизионной комиссии общества осуществляется в соответствии с положениями об этих органах и их регламентами.

3.65. Протоколами оформляются решения, принимаемые на совместных заседаниях правления, комиссий, советов общества и соответствующих органов других организаций, на рабочих встречах руководителей общества с руководителями субъектов Российской Федерации, организаций, акционерных обществ и др. Протоколы таких совместных заседаний и рабочих встреч оформляются на стандартных листах бумаги формата A4.