Составление и оформление телеграммы, факсограммы и телефонограммы

3.114. Порядок использования телеграфной связи общества, определения разрядов и категорий телеграмм, их адресования и оформления, а также приема, передачи и доставки телеграмм устанавливается правилами эксплуатации сети телеграфной связи общества.

3.115. Телеграмма за подписью должностного лица общества должна содержать адрес (адресат), текст, подпись должностного лица, дату, регистрационный (подписной) номер и отметку об исполнителе документа.

По требованию отправителя на телеграмме могут ставиться при необходимости пометки "Срочно", "Вручить немедленно", "Лично", "Доложить о вручении".

3.116. Текст телеграммы излагается кратко и печатается шрифтом размером 14 пт на лицевой стороне бланка без переноса слов и без исправлений. Текст не должен превышать, как правило, двух машинописных страниц. Вставки в текст не допускаются. Числа пишутся арабскими цифрами (при необходимости могут быть написаны прописью). Не допускается передавать телеграммой таблицы, использовать в телеграмме римские цифры и другие обозначения, не воспроизводимые телеграфным аппаратом. Если телеграмма является ответом на поступивший документ, то дается ссылка на его дату и номер.

3.117. Отметка об исполнителе документа ставится в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника телеграммы шрифтом размером 10 пт.

3.118. Реквизит "Подпись" включает полное или условное (сокращенное) наименование должностного лица, личную подпись (инициалы и фамилию) и располагается на расстоянии 24 - 36 пт от последней строки текста.

3.119. Дата и регистрационный (подписной) номер печатаются от левой границы текстового поля на 24 - 36 пт ниже наименования должности лица, подписавшего телеграмму.

Визы согласования ставятся на оборотной стороне последнего листа подлинника телеграммы.

Пример составления и оформления телеграммы приведен в приложении N 15.

3.120. Копию остающейся на Центральной станции связи телеграммы, подписанной президентом, готовит работник отдела документационного обеспечения, телеграммы, подписанной вице-президентом, - исполнитель документа.

При необходимости работник отдела документационного обеспечения подготавливает копии подписанных президентом (исполнитель документа - подписанных вице-президентом) телеграмм на бумажном носителе (для доставки местным адресатам).

На каждой копии телеграммы ими пишется в правом верхнем углу первого листа условное (сокращенное) наименование подразделения (организации) - получателя, а в центре листа ниже реквизита "Подпись" - слово "Верно" и ставится подпись и печать, подтверждающие соответствие текста копии подлиннику телеграммы.

3.121. Регистрационный номер на подписанной президентом (вице-президентом) телеграмме и ее копиях ставит отдел документационного обеспечения.

3.122. Телеграфист расписывается в приеме подписанной президентом (вице-президентом) телеграммы и пишет на телеграмме и ее копии служебный заголовок.

Подлинник отправленной телеграммы с распиской телеграфиста о ее приеме Центральная станция связи возвращает в отдел документационного обеспечения, а копия остается на Центральной станции связи.

3.123. Подлинник отправляемой Центральной станцией связи телеграммы за подписью руководителя подразделения общества возвращается исполнителю документа, а передача текста телеграммы осуществляется по копии, которая остается на Центральной станции связи.

3.124. Факсограмма - копия документа, переданного по факсимильной связи.

Факсограммой может быть передан любой документ на бумажном носителе - приказ, распоряжение, протокол, чаще всего письмо, а также разного рода информационные сообщения.

3.125. Для передачи документов по факсимильной связи необходимо, чтобы передаваемый документ был напечатан четким черным шрифтом на листах бумаги формата A4.

3.126. При передаче документов по факсимильной связи с использованием бюро-факс Центральной станции связи на переданной факсограмме ставится отметка о времени отправления, после чего факсограмма возвращается исполнителю.

Факсограммы на иностранном языке отправляются при наличии перевода на русский язык, завизированного ответственным исполнителем и/или представителем Департамента международного сотрудничества (перевод остается на Центральной станции связи).

3.127. Порядок использования подразделениями общества средств факсимильной связи устанавливается их руководителями.

3.128. Телефонограмма используется для оперативной передачи по телефону информационных сообщений служебного характера (извещений, приглашений, экстренных сообщений и т.п.), которые записываются получателем.

Текст телефонограммы составляется на бумажном носителе в одном экземпляре и подписывается должностным лицом, который инициирует ее передачу, или по его указанию исполнителем документа.

3.129. Реквизитами телефонограммы являются исходящий номер отправляемой телефонограммы; должность, фамилия, имя и отчество лица, передавшего телефонограмму; должность, фамилия, имя и отчество лица, принявшего телефонограмму; входящий номер полученной телефонограммы.

3.130. Запись телефонограмм рекомендуется производить по следующей примерной форме:

Просим направить своего представителя для участия в совещании у вице-президента Фамилия И.О. по вопросу организации пассажирских перевозок в летний период 2013 года.

Совещание состоится 22 марта 2013 г. в 11 часов по адресу: Новая Басманная ул., д. 2, ком. 500.

Материалы направлены Вам 15 марта 2013 г. N ИСХ-100/ЦЛ.

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки или с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и напечатана.