5.5. Оформление дел

5.5.1. Дела Судебного департамента подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по подготовке дела к хранению. Оформление дел проводится работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, или исполнителями структурных подразделений при методической помощи и под контролем центрального архива Судебного департамента.

5.5.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела (приложение N 32 к Инструкции);

составление внутренней описи документов дела (приложение N 31 к Инструкции);

оформление обложки дела (приложение N 30 к Инструкции).

5.5.3. Обложка постоянного или временного (свыше 10 лет) дела изготавливается из твердого картона форматом C4 (230 x 320 мм) и оформляется по установленной форме (приложение N 30 к Инструкции).

На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Судебного департамента указывается полностью в именительном падеже; наименование структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденной структурой; индекс и заголовок дела переносятся из номенклатуры дел Судебного департамента; дата дела - указывается на начало заведения и окончания дела.

При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью.

Для дел с приказами (протоколами и т.п.) датой начала дела считается дата подписания (утверждения) самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела считается дата регистрации первого входящего (исходящего) документа, а датой окончания - дата регистрации самого позднего входящего (исходящего) документа.

Если делом является журнал приказов, распоряжений или журнал учета иных документов, то датой журнала будут календарные даты первой и последней записи в журнале.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Если в деле имеются отдельные документы за более ранние годы, на его обложке под крайними датами делается оговорка: "Имеются документы за ____ годы".

Количество листов в деле проставляется на основании заверительной надписи дела.

Запись о сроке хранения дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел Судебного департамента. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". При введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи о сроках хранения перечеркиваются и указываются новые данные.

На обложке дела оставляется место для двойного архивного штампа, левая часть которого заполняется в центральном архиве Судебного департамента (приложение N 30 к Инструкции), а правая - в Государственном архиве Российской Федерации. Штамп проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и верхнем правом углах соответственно.

При оформлении обложки дела надписи должны быть выполнены разборчиво, без сокращений, чернилами, пастой или тушью черного (синего) цвета.

5.5.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым карандашом или нумератором. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу одним краем подклеены другие документы (вырезки, вставки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются так: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация, при этом старый номер зачеркивается и рядом проставляется новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов (например, 10а, 10б и т.д.).

5.5.5. Документы, подшитые в дело, вносятся во внутреннюю опись (приложение N 31 к Инструкции). Опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах (регистрационных номерах), датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

По окончании ведения дела в конце внутренней описи составляется итоговая запись (приложение N 31 к Инструкции) с указанием (цифрами и прописью) количества внесенных в нее документов и количества листов внутренней описи. Итоговая запись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подшивается в начале дела.

5.5.6. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.

Заверительная надпись составляется в конце дела на отдельном листе-заверителе дела (приложение N 32 к Инструкции), в журналах - на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и количество листов внутренней описи. При необходимости оговариваются особенности нумерации документов дела: наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера крупноформатных листов; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

5.5.7. Документы, составляющие дело, подшиваются прочными нитками (шнуром) на четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, их реквизитов, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке металлические предметы (скрепки, булавки и т.п.) из документов удаляются.

5.5.8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

5.5.9. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не изменять систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.