4.4. Регистрация поступающих документов

4.4.1. Входящая документация вне зависимости от способа ее доставки подлежит обязательной регистрации в Управлении делами.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, статистические, бухгалтерские, кадровые, служебные письма, обращения граждан и т.п.).

4.4.2. Документы, адресованные Генеральному директору Судебного департамента и его заместителям, и документы, адресованные Судебному департаменту без указания конкретного должностного лица, передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения.

4.4.3. При осуществлении регистрации входящая документация распределяется на следующие массивы:

документы, передаваемые на рассмотрение Генеральному директору Судебного департамента;

документы, передаваемые на рассмотрение заместителям Генерального директора Судебного департамента в соответствии с утвержденным распределением обязанностей;

документы, передаваемые непосредственно в структурные подразделения Судебного департамента в соответствии с установленными функциями подразделений;

документы с пометкой "Для служебного пользования";

обращения и запросы граждан и организаций.

4.4.4. Регистрация входящей документации осуществляется уполномоченными на это работниками Управления делами.

4.4.5. Регистрация входящих документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется уполномоченными работниками Управления делами в порядке, установленном специальным нормативным актом Судебного департамента для документов, содержащих информацию ограниченного распространения.

4.4.6. Регистрация обращений и запросов граждан и организаций осуществляется уполномоченными работниками Управления делами в порядке, установленном специальным нормативным актом Судебного департамента для обращений и запросов граждан и организаций.

4.4.7. Регистрация документов осуществляется в день их поступления путем внесения сведений о документе в регистрационно-контрольную карточку в системе электронного документооборота Судебного департамента.

4.4.8. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются на следующий рабочий день.

4.4.9. Документы с отметками "Срочно", "Оперативно" регистрируются незамедлительно.

4.4.10. При передаче документов из одного структурного подразделения в другое они повторно не регистрируются.

4.4.11. На обороте последнего листа регистрируемого документа в левом нижнем углу проставляется регистрационный штамп с отметкой о поступлении документа.

При наличии приложений к документу на обороте последнего листа каждого приложения проставляется штамп "К вх. N...".

4.4.12. Поступающие в Судебный департамент телеграммы регистрируются на общих основаниях, затем передаются на доклад руководству и на исполнение.

4.4.13. Факсограммы, поступившие в Судебный департамент, в том числе непосредственно в структурные подразделения, принимаются в порядке, указанном в подразделе 4.9 настоящей Инструкции.

4.4.14. Телефонограммы, адресованные руководству Судебного департамента и структурных подразделений, принимаются соответствующими работниками (в их приемных), на которых возложены указанные функции.

Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале или печатается получателем на листе бумаги и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

4.4.15. Запрещается передавать незарегистрированные служебные документы на рассмотрение Генеральному директору Судебного департамента и его заместителям, а также на исполнение.