3.10. Подготовка и оформление служебных писем

3.10.1. Служебные письма Судебного департамента готовятся как:

доклады о выполнении актов и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

доклады о выполнении поручений Председателя Верховного Суда Российской Федерации, Совета судей Российской Федерации и его Президиума;

информация в Администрацию Президента Российской Федерации и Аппарат Правительства Российской Федерации по обращениям граждан, направленным для рассмотрения по компетенции в Судебный департамент, и иным вопросам;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации, разработанных Судебным департаментом, и иным документам;

отзывы, поправки и заключения на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов;

ответы на обращения и запросы органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и частных лиц;

инициативные письма.

3.10.2. При оформлении служебных писем используется следующий состав реквизитов (приложения N 11 и N 12):

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального государственного органа;

наименование структурного подразделения федерального государственного органа;

наименование должности;

справочные данные о федеральном государственном органе;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о приложении;

подпись;

виза;

отметка об исполнителе.

При оформлении служебных писем на бланке письма структурного подразделения вместо реквизита "Государственный герб Российской Федерации" используется реквизит "Эмблема Судебного департамента" (приложение N 13 к Инструкции).

3.10.3. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы.

При создании электронных служебных писем в системе электронного документооборота используется утвержденный электронный шаблон письма и реквизит "отметка об электронной подписи".

3.10.4. Служебные письма, подписываемые Генеральным директором Судебного департамента совместно с руководителями двух и более федеральных государственных органов, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4, при этом наименования федеральных государственных органов указываются в реквизите "Подпись" (приложение N 14 к Инструкции).

Регистрационные номера и дата совместного письма проставляются в месте, на котором соответствующие реквизиты размещаются на бланке письма.

3.10.5. Сроки подготовки писем-ответов (докладов) устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями по исполнению документов (резолюциями).

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений Судебного департамента.

3.10.6. В служебных письмах при необходимости используется реквизит "Заголовок к тексту", отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма.

3.10.7. Тексты писем-ответов (докладов) должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов (резолюциям).

3.10.8. В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части письма, над подписью.

Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма. Этикетная фраза "С уважением," может быть написана от руки руководителем, подписывающим письмо.

3.10.9. Текст письма состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Служебные письма излагаются:

от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.);

от 3-го лица единственного числа (Судебный департамент не считает возможным...", "Главное управление организационно-правового обеспечения деятельности судов предлагает рассмотреть возможность...");

от 1-го лица единственного числа на должностных бланках ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...");

3.10.10. Служебные письма подписываются:

Генеральным директором Судебного департамента;

заместителями Генерального директора Судебного департамента, помощником Генерального директора Судебного департамента в соответствии с установленным распределением обязанностей;

руководителями самостоятельных структурных подразделений в соответствии с установленными полномочиями структурных подразделений.

3.10.11. Обязательное внутреннее согласование (визирование) проекта служебного письма осуществляется работниками Судебного департамента в следующей последовательности:

непосредственный исполнитель;

начальник отдела непосредственного исполнителя;

работник Управления делами, осуществляющий редакторско-корректорскую проверку правильности оформления проекта служебного письма в случаях, установленных настоящей Инструкцией;

руководитель структурного подразделения, подготовившего проект служебного письма (для служебных писем, подписываемых Генеральным директором Судебного департамента, его заместителями и помощником);

заместитель (помощник) Генерального директора Судебного департамента, осуществляющий координацию и контроль деятельности структурного подразделения, подготовившего проект служебного письма (для служебных писем, подписываемых Генеральным директором Судебного департамента).

Необходимость внутреннего согласования проекта служебного письма с иными структурными подразделениями и должностными лицами Судебного департамента определяется руководителем структурного подразделения, подготовившего проект документа, с учетом его содержания.

3.10.12. В Управлении делами подлежат редакторско-корректорской проверке:

проекты служебных писем, подписываемых Генеральным директором Судебного департамента;

проекты служебных писем, подписываемых заместителями Генерального директора Судебного департамента, помощником Генерального директора Судебного департамента (при необходимости, по решению руководителя структурного подразделения, подготовившего проект письма).

3.10.13. На должностных бланках при оформлении реквизита "Подпись" наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается.

3.10.14. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Судебного департамента.

3.10.15. В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Гриф ограничения доступа к документу".

3.10.16. Копия письма (визовый экземпляр) оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 и дополняется реквизитами "отметка о заверении копии", "виза" и "отметка об исполнении документа и направлении его в дело".

Регистрационный номер и дата документа на копии (визовом экземпляре) письма проставляются в месте, на котором соответствующие реквизиты размещаются на бланке письма.

3.10.17. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.10.18. Датой письма является дата его подписания.