4.14. Организация делопроизводства в структурном подразделении

4.14.1. Для непосредственного ведения делопроизводства в структурном подразделении Судебного департамента руководителем подразделения назначаются ответственные работники (работник), права и обязанности которых определяются их должностными регламентами.

4.14.2. На работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурном подразделении, возлагаются следующие основные функции:

ежедневное получение поступившей корреспонденции в экспедиции Управления делами и по системе электронного документооборота Судебного департамента;

проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, количеству документов, зарегистрированных в системе электронного документооборота Судебного департамента;

доклад документов руководителю структурного подразделения и последующая передача их работникам подразделения на исполнение;

проверка правильности оформления и регистрация исходящих, внутренних и распорядительных документов, подписанных руководителем структурного подразделения;

контроль за прохождением документов в подразделении и соблюдением сроков их исполнения;

составление номенклатуры дел структурного подразделения на основе предложений отделов структурного подразделения и ее хранение;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством;

подготовка и своевременная передача дел по решению руководителя структурного подразделения на хранение в центральный архив Судебного департамента;

учет служебной информации, поступившей и переданной по средствам связи;

хранение печатей и штампов, используемых в делопроизводстве, и правильное их применение;

еженедельное информирование руководителя структурного подразделения о состоянии делопроизводства в подразделении, а также об исполненных и находящихся на исполнении документах.

4.14.3. Передача исполненных в структурном подразделении документов между структурными подразделениями осуществляется через работников, ответственных за делопроизводство, под роспись в реестре.

4.14.4. Служебные документы, зарегистрированные в структурном подразделении, доложенные Генеральному директору Судебного департамента непосредственно руководителем структурного подразделения, минуя Управление делами, и имеющие поручения с контрольным сроком исполнения, представляются в Управление делами для постановки их на контроль, затем возвращаются в структурное подразделение для последующего их доведения работником, ответственным за делопроизводство, до исполнителей в соответствии с резолюцией Генерального директора Судебного департамента.

4.14.5. Документы, зарегистрированные на имя руководства Судебного департамента, передаются из одного структурного подразделения в другое только через Управление делами.

4.14.6. Документы со штампом "Подлежит возврату в Управление делами" после исполнения в обязательном порядке должны быть возвращены в отдел прохождения документов Управления делами.

4.14.7. Документы, которые исполняются несколькими работниками подразделения, передаются им в виде электронных копий по системе электронного документооборота Судебного департамента, либо на бумажном носителе поочередно или одновременно в копиях.

4.14.8. На время болезни (отпуска, командировки) работника, ответственного за делопроизводство, его обязанности возлагаются на другого работника.

4.14.9. При увольнении или при назначении работника, ответственного за делопроизводство, в другое структурное подразделение, числящиеся за ним документы и дела передаются вновь назначенному работнику по приемо-сдаточному акту, который утверждается руководителем структурного подразделения.

4.14.10. В целях обеспечения эффективного контроля за организацией и практическим ведением делопроизводства, планированием и контролем за ходом исполнения поручений Управление делами периодически (один раз в три года) организует проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Судебного департамента и о результатах докладывает Генеральному директору Судебного департамента.