18.7. Передача дел в Архив

18.7.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в управлении и передаются в Архив не ранее чем через один год и не позднее чем через три года со дня начала их хранения в управлении.

Дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в Архив по графику, согласованному с начальниками управлений и утвержденному Руководителем Аппарата ЦИК России.

Порядок и сроки передачи в Архив законченных делопроизводством дел ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России определяются их руководителями.

18.7.2. Дела с пометкой "До минования надобности" и со сроками хранения "1 год" и "3 года" не подлежат передаче в Архив, хранятся в управлениях до истечения сроков хранения и уничтожаются в установленном порядке.

Для составления актов об уничтожении документов с истекшими сроками хранения все документы должны быть списаны в ПИ ДЕЛО и экспортированы из ПИ ДЕЛО в модуль "Архив".

18.7.3. В случае ликвидации или реорганизации управления гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства, в течение одного месяца с момента ликвидации или реорганизации формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в Архив независимо от сроков хранения.

18.7.4. В управлениях на дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, подлежащие передаче в Архив, гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства, составляются отдельные сдаточные описи дел по установленной форме в двух экземплярах (приложения N 29, 30). Методическую помощь в проведении этой работы оказывает Архив.

Сдаточная опись дел управления формируется с использованием модуля "Архив" в автоматическом режиме.

Передача дел в Архив осуществляется по сдаточным описям дел. Один экземпляр описи хранится в Архиве, а другой - в управлении, сдавшем дела.

При передаче дел на обоих экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела в графе "Примечание" ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) в Архив дел, инициалы и фамилии гражданских служащих управления и Архива, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата.

18.7.5. При приеме дел в Архиве проверяется правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных Инструкцией, возвращаются в управление с указанием недостатков для их устранения.

18.7.6. В исключительных случаях по согласованию с начальником Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения допускается прием в Архив неупорядоченных (неоформленных) дел по акту (приложение N 31).

18.7.7. На основании описей дел управлений Архив составляет годовые разделы сводных описей дел ЦИК России постоянного, долговременного и временного хранения (приложения N 23, 24), которые рассматриваются на ЦЭК.

Сводные описи дел формируются в Архиве с использованием модуля "Архив" в автоматическом режиме.

Сводная опись дел должна иметь предисловие, указатели, оглавление, список сокращений.

18.7.8. По указанию начальника управления к сданному в Архив делу могут быть приобщены дополнительные документы с соответствующей записью в листе-заверителе дела. Эти документы подшиваются в дело непосредственно в Архиве гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в этом управлении.

18.7.9. Дела постоянного хранения по истечении установленного срока передаются Архивом на хранение в Государственный архив Российской Федерации.