18.6. Оформление дел

18.6.1. Дела, подлежащие передаче на хранение в Архив, должны быть оформлены соответствующим образом гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении.

Оформление дела включает в себя проверку систематизации документов внутри дела, нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела, листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.

18.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проверку систематизации документов внутри дела, правильности их оформления (наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений), нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела, составление листа-заверителя дела, листа использования дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплет) документов дела.

Проверка систематизации документов внутри дела, составление обложки дела, внутренней описи, листа-заверителя дела, листа использования дела и торца дела (боковины) осуществляется с использованием модуля "Архив".

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках; документы перекладываются по хронологии сверху вниз. Оформляются обложка, торец и лист-заверитель дела. Все документы списываются в ПИ ДЕЛО и экспортируются в модуль "Архив".

18.6.3. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение N 26). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.

Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами, разборчиво, без сокращений.

На обложке дела указываются реквизиты: Центральная избирательная комиссия Российской Федерации, название управления, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

название управления указывается в соответствии с утвержденной структурой Аппарата ЦИК России. При изменении названия управления в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое управление на обложке указывается новое наименование управления, а прежнее заключается в скобки;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел и указывается номер тома (части);

заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

дата дела - на обложке дела указываются две даты, которые называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов), справок управления и не учитываются даты списания документов в дело и сдачи дела в Архив, указаний по исполнению документов, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.

Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Постоянно".

Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по описи и проставляется в Архиве.

На торце (боковине) дела указываются заголовок дела, индекс дела по номенклатуре, дата дела и срок хранения.

18.6.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, все листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Сложенный лист большого формата (A2, A3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение.

Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т.п.), то каждый лист нумеруется отдельно.

Лист с указаниями по исполнению документа нумеруется как отдельный лист.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в Архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

18.6.5. В делах постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета и поиска документов в начале дела помещается внутренняя опись (приложение N 27).

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

18.6.6. Каждое дело заканчивается листом-заверителем дела установленной формы (приложение N 28).

В листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, физическое состояние документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и т.д.), а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и т.д., ставится дата и подпись гражданского служащего, сформировавшего дело, указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

Остальные реквизиты листа-заверителя дела заполняются в Архиве.

18.6.7. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления из документов удаляются.

Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и указания по исполнению документа.

18.6.8. Составление электронного образа обложки дела, внутренней описи документов дела, листа-заверителя дела, листа использования дела, торца дела (боковины) и карточки дела осуществляется с использованием модуля "Архив".

Реквизиты обложки дела "Наименование структурного подразделения", "Индекс дела" и "Срок хранения дела" переносятся автоматически из номенклатуры дел соответствующего управления, а реквизиты обложки дела "Заголовок дела", "Номер тома", "Дата" и "Количество листов" - из архивной регистрационной карточки дела (тома).

При составлении заверительной надписи на листе-заверителе дела реквизит "Индекс дела" автоматически переносится из номенклатуры дел соответствующего управления, реквизиты "Номер тома" и "Количество листов" - из архивной регистрационной карточки дела (тома), а подпись с расшифровкой и должность лица, составившего заверительную надпись, - из "Шаблона" в модуле "Архив", установленного на рабочем месте гражданского служащего, ответственного за ведение делопроизводства в управлении.

Составление внутренней описи документов дела осуществляется программными средствами с использованием информации из архивной регистрационной карточки дела (тома). Информация для заверительной надписи внутренней описи документов дела поступает из "Шаблона" в модуле "Архив", установленного на рабочем месте гражданского служащего, ответственного за ведение делопроизводства в управлении.

18.6.9. При необходимости включения в дело на бумажном носителе документа, существующего только на электронном носителе, его текст переносится на бумажный носитель из ПИ ДЕЛО.