4.4. Составление описей дел, нарядов и производств

4.4.1. На все завершенные в делопроизводстве Суда дела и наряды постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также производства по делам, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, составляются описи дел, нарядов и производств.

На наряды временного (до 10 лет включительно) срока хранения описи не составляются. Учет их ведется по Номенклатуре.

4.4.2. Описи дел, нарядов, производств составляются отдельно: на дела и наряды постоянного хранения; наряды временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также производства по делам.

4.4.3. Проекты описей дел, нарядов и производств составляются ежегодно работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства, при методическом руководстве отдела хранения по установленной форме (приложение 57) и представляются в отдел хранения для планирования комплектования архивного фонда Суда через год после завершения их в делопроизводстве подразделений Суда.

4.4.4. Описи дел, нарядов и производств составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делом, нарядом и производством в отдел хранения, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении Суда и подшивается в соответствующий наряд.

4.4.5. При составлении описи дел, нарядов и производств необходимо соблюдать следующие требования:

- заголовки дел, нарядов и производств вносятся в опись в соответствии с Номенклатурой;

- каждое дело, наряд и производство вносится в опись под отдельным порядковым номером; если дело, наряд и производство состоит из нескольких томов, то в опись вносится каждый том под отдельным номером;

- систематизация документов в описи и порядок присвоения номера описи устанавливаются отделом хранения;

- графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями на обложке;

- графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, нарядов и производств, особенностях их физического состояния, о наличии копий и т.д.

При заполнении в описи графы "Индекс дела, наряда и производства (тома, части)" указываются соответствующие индексы по Номенклатуре, а также регистрационные номера дел и производств.

- Графа "Заголовок дела, наряда и производства (тома, части)" заполняется на основании записи, сделанной на обложке, без сокращений.

4.4.6. Если в опись включается дело, наряд и производство, состоящее из нескольких томов, то пишется общий заголовок и записываются номера томов; после каждого номера тома излагается его содержание.

4.4.7. Заголовки дел, нарядов и производств, по каким-либо причинам не внесенные в описи, могут быть в них внесены под литерными номерами. Аналогичные изменения вносятся в соответствующие описи в отделе хранения.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью (в круглых скобках) количество документов, числящихся по описи, а также оговариваются особенности их нумерации в описи (литерные и пропущенные номера).

4.4.8. Опись подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Управления документооборота и делопроизводства и утверждается руководителем подразделения Суда.

4.4.9. Описи дел, нарядов и производств служат основой для составления соответствующих описей в отделе хранения.