4120 Секретари (общего профиля)

Секретари (общего профиля) используют пишущие машинки, персональные компьютеры или другое оборудование для обработки текстов, чтобы напечатать письма и другие документы, проверяют и форматируют документы, подготовленные другими сотрудниками, имеют дело с входящей и исходящей документацией, сортируют просьбы о встречах или назначениях, а также выполняют различные административные вспомогательные задачи.

В их обязанности входит:

- проверка, форматирование и печатание документации, писем, протоколов и отчетов под диктовку, электронных документов или черновиков с помощью пишущей машинки, персонального компьютера или другого оборудования для обработки текста в соответствии со стандартами оформления документации;

- осуществление административной поддержки с использованием различных пакетов компьютерных программ, включая электронные таблицы;

- работа с входящей или исходящей почтой;

- сканирование, запись и распространение почтовых сообщений, корреспонденции и документов;

- сортировка просьб о встречах, определение очередности самих встреч или помощь в организации встреч;

- согласование очередности отпусков, регистрация отпусков и соблюдение других прав сотрудников;

- организация и контроль системы регистрации и хранения документов;

- ведение рутинной переписки по собственной инициативе.

Примеры занятий, отнесенных к данной начальной группе:

Секретарь

Секретарь по работе с текстовыми материалами

Секретарь-машинистка

Некоторые родственные занятия, отнесенные к другим начальным группам:

Юридический секретарь - 3342

Административный секретарь - 3343

Ответственный секретарь - 3343

Медицинский статистик - 3344